Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение.
Распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 № 595-РМ установлен размер штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу: 70 минимальных окладов — за утрату (гибель, незаконное уничтожение) дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу), 35 — за отказ от передачи на государственное хранение, 28 — за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения «Мосгорархив» к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними.
В процессе подготовки дел для передачи на государственное архивное хранение необходимо:
- 1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.
- 2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе — сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:
- если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист;
- на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте;
- если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.
- 3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.
- 4. Составить заверительную надпись дела (приложение).
- 5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела (приложение).
- 6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести).
- 7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (приложение).
Взаимодействие государственных архивов с коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе.