Работа в современном офисе

         

Рациональное общение по электронной почте и телефону


Перед тем как звонить, нужно продумать ход беседы и иногда записать вопросы, которые необходимо обсудить. Важно правильно перераспределить свои коммуникации между телефоном, электронной, голосовой почтой и т.п.

Если необходимо донести некоторую информацию, уведомить человека и желательно избежать обсуждения, электронная почта - идеальное средство. Если вопрос требует обсуждения, причем вы опасаетесь, что в текстовом изложении вам будет трудно передать эмоциональную окраску вашего мнения (большая часть информации передается интонационно), воспользуйтесь телефоном. Если трудно дозвониться, перейдите на почту, умелое варьирование средств коммуникации поможет сэкономить время. Если почту игнорируют, указывайте в поле "Копия" (CC) сотрудников, которые дублируют или контролируют данный вопрос.

Электронная почта должна очищаться от мусора, а сообщения - организовываться и обрабатываться по приоритетам. Почтовые программы позволяют применять самые разнообразные способы автоматической обработки корреспонденции. Например, возможности использовать цветовое выделение писем позволят не пропустить важное письмо. Так, выделяя цветом письмо от вашего начальника, вы значительно снижаете риск пропустить его в большом потоке писем (рис. 7.3).


Рис. 7.3.  Выделяя цветом письмо от начальника, вы значительно снижаете риск пропустить его в общем потоке писем



Содержание раздела