В дело включаются только конфиденциальные
5) подшивка документа в дело (прошнуровывание документов), проверка правильности нумерации листов;
6) внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;
7) проверка правильности подшивки документа;
8) возврат учетной карточки документа в соответствующую картотеку.
В дело включаются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.
Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:
1) подшивка и оформление заверительного листа– листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);
2) оформление итоговой записи во внутренней описи дела;
3) опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);
4) внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;
5) проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;
6) при необходимости– внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;
7) по окончании года – закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;
8) внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;
9) при необходимости– внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.
Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.
Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.
Особенностями выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников являются:
1) проверка работником службы ДОУ полномочий исполнителя, наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);
Forekc.ru
Рефераты, дипломы, курсовые, выпускные и квалификационные работы, диссертации, учебники, учебные пособия, лекции, методические пособия и рекомендации, программы и курсы обучения, публикации из профильных изданий