Каждая папка должна иметь опись
Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.
Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:
1) оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;
2) оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
3) оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);
4) подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;
5) внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.
Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы: учетный номер документа; гриф конфиденциальности; дату подписания или утверждения; вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.
Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность.
Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, лицевая сторона которых оформляется аналогично обложке традиционного дела. В футляр вкладываются список исполнителей, допущенных к носителю, карточка разрешений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе.
Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:
1) проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);
2) внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;
3) нумерация листов документа в деле,
4) при необходимости– внесение изменений в реквизиты обложки дела;
Forekc.ru
Рефераты, дипломы, курсовые, выпускные и квалификационные работы, диссертации, учебники, учебные пособия, лекции, методические пособия и рекомендации, программы и курсы обучения, публикации из профильных изданий