установления связи исходящего номера поступившего
8) установления связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной норме;
9) обеспечения проверки наличия документов, зарегистрированных в форме учета пакетов.
Поступающие пакеты до их вскрытия и незаконвертованные документы регистрируются в форме учета пакетов, что документирует факт доставки пакета или документа. Сделанная запись является основанием для последующего контроля полноты состава зарегистрированных документов.
Вскрытие поступивших конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всех поступивших конфиденциальных документов осуществляет лицо, допущенное к работе с конфиденциальной информацией.
Изъятые из пакетов и конвертов поступившие документы делятся на две группы: имеющие гриф ограничения доступа и не имеющие такого грифа. Документы, не имеющие грифа ограничения доступа, сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к категории конфиденциальных.
При совпадении содержания или его элементов поступившего документа с одной из позиций перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности, указывается срок его действия и условия снятия грифа ограничения доступа.
Документы, не содержащие конфиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки по алгоритмам открытой документации. Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случаях, если документ не входит в число конфиденциальных для данной организации. Гриф может быть изменен только с целью повышения уровня конфиденциальности.
Учет конвертов и незаконвертованных документов в технологическом аспекте тесно связан с учетом поступивших конфиденциальных документов. Учету подлежат все зарегистрированные в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные документы независимо от предполагаемого периода их конфиденциальности.
Карточка учета входящего конфиденциального документа включает в себя:
1) исходные сведения о документе (входящий номер, гриф ограничения доступа, дату поступления, исходящий номер документа и дату, количество листов основного документа и приложений, откуда поступил документ, вид документа и его краткое содержание);
Forekc.ru
Рефераты, дипломы, курсовые, выпускные и квалификационные работы, диссертации, учебники, учебные пособия, лекции, методические пособия и рекомендации, программы и курсы обучения, публикации из профильных изданий