иметь единообразную форму построения, учетные
Банк данных по документам должен:
1) содержать полные и достоверные данные о всех конфиденциальных документах;
2) иметь единообразную форму построения, учетные формы, наименование граф однозначно понимаемых сотрудниками;
3) обладать минимальной трудоемкостью при его формировании и ведении;
4) обеспечивать сопоставление учетных номеров при переводе документа с одного вида учета на другой;
5) вестись по месту хранения конфиденциальных документов.
Справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам может быть традиционным или автоматизированным.
Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам независимо от вида учета включает в себя:
1) журналы учета документов по видам учета или учетную валовую картотеку с разделами неисполненных и исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;
2) учетную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;
3) справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам или другому удобному для использования признаку;
4) кодификационную картотеку по распорядительным документам;
5) контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;
6) передаточный журнал для фиксирования факта перемещения документа и учетной карточки с одного структурного подразделения в другое, от одного работника этого подразделения другому.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от банков данных открытой информации. При этом дополнительно организуется состава и динамики актуализации всех машинных массивов документов, всех типов магнитных носителей информации и записанных на них документов.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам должен иметь следующие электронные учетные массивы:
Forekc.ru
Рефераты, дипломы, курсовые, выпускные и квалификационные работы, диссертации, учебники, учебные пособия, лекции, методические пособия и рекомендации, программы и курсы обучения, публикации из профильных изданий