Офисная работа с документами



Контакты

Папка Контакты - электронная адресная и телефонная книга (рис. 132) предназначена для хранения сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый адрес, адрес электронной почты, несколько номеров телефонов и другие всевозможные сведения, касающиеся контактного лица, должность, день рождения. Элемент Контакт может содержать более 100 стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

Рис. 132. Окно Outlook с раскрытой папкой Контакты

Создание нового контакта

1. Выберите в меню Файл команду Создать контакт, появится форма контакта с открытой закладкой Общие, которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте (имя контакта, телефоны, адрес, электронная почта и WWW-адрес, описание).

2. Заполните поля диалогового окна для формирования контакта (рис. 133).

3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Рис. 133. Закладка Общие формы Контакт

Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на конвертах, наклейках и при слиянии документов в Word. Данные в карточке о контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и фильтровать контакты.

Помимо закладки Общие форма Контакт имеет еще четыре закладки: Подробности, Действия, Сертификаты, Все поля.

На закладке Подробности можно ввести дополнительную информацию о контакте (деловые подробности, личные подробности и т. д.).

На закладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, сообщения и т. д.). Можно быстро просматривать все данные о контактах, например дату и тему полученных электронных сообщений.

Просмотр данных о контакте в электронной почте

1. Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii Lyubarev).

2. Перейдите на закладку Действия.

3. В поле Показать выберите Электронная почта.

4. В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис. 134).

Рис. 134. Окно данных о контакте в электронной почте

Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту.

Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную.

С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т. п. (рис. 135). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.

Рис. 135. Команды меню Действия

Создание списка рассылки

1. Выберите пункт Создать список рассылки в меню Действия.

2. На закладке Члены заполните поле Имя (например, участники собрания).

3. Наймите кнопку Выберите членов.

4. Выберите нужный контакт и нажмите кнопку Добавить.

5. Повторите пункт 4 для всех участников.

6. Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл. 38).

Таблица 38. Представления папки Контакты

Представление Отображаемые элементы
Адресные карточки Отображает краткую информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Подробные адресные карточки Отображает полную информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Список телефонов Табличное представление всех контактов
По категориям Группировка элементов по категориям
По организациям Группировка элементов по организациям
По местоположению Группировка элементов по местоположению
По отметке "К исполнению" Группировка элементов по отметке К исполнению

Адресная книга и контакты

Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто, работая с другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги. Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.

Изменение параметров папки Контакты

1. Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.

2. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты").

3. На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.

4. Нажмите кнопку ОК.

Назад Начало Вперед



Книжный магазин