Офисная работа с документами



Календарь

Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел.

Встреча - это мероприятие, для которого в Календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и для которого не привлекаются ресурсы.

Собрание - это встреча, на которую приглашаются люди и привлекаются ресурсы.

Событие - это мероприятие продолжительностью не менее 24 ч.

Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь на панели Outlook. Откроется окно Календаря (рис. 128). Панель просмотра информации Календаря разделена на три части:

  • список встреч (слева) отображает текущий день с расписанными по часам встречами, событиями и собраниями;
  • календарик (справа вверху) отображает дни текущего месяца;
  • панель задач отображает текущие задачи.

Дата в Календаре, выделенная жирным шрифтом, обозначает, что на этот день запланировано мероприятие. Щелкнув по дате на Календаре, вы можете просмотреть расписание на этот день. Для выделения несмежных дней в Календаре щелкните по нужным дням, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

Чтобы перенести мероприятие на другой день, перетащите его название из Календаря на другую дату в календарике, расположенном в верхнем углу окна Календарь (рис. 128).

Панель задач в Календаре представляет список задач, содержащихся в папке Задачи, который можно просматривать разными способами, По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня. Это представление можно изменить.

Изменение представления задач в Календаре

1. Выберите команду Представление задач в меню Вид.

2. Появится список представлений панели задач: все задачи, задачи на сегодня, активные задачи для выделенных дней, задачи на следующие 7 дней, просроченные задачи, задачи, завершенные в выбранные дни. Отметьте нужное представление.

3. Установите или снимите флажок Включить задачи без даты завершения.

Перенеся задачу из панели задач в Календарь, вы запланируете время работы над ней. Все изменения задач на панели отражаются в папке Задачи.

Рис. 128. Окно папки Календарь

Рассмотрим, как запланировать предстоящее мероприятие с помощью Календаря на примере создания встречи. Для создания встречи существует несколько способов. Вот два из них.

Создание новой встречи (первый способ)

1. Раскройте папку Календарь.

2. Выберите в меню Файл команду Создать, в раскрывшемся меню выберите Встреча.

3. На экране появится форма ввода информации (рис. 129).

4. В поле Тема введите описание - семинар.

5. В поле Место определите место встречи - КУДИЦ.

6. Введите время начала и время окончания встречи, соответственно 14 сентября 2000 года в 12:30, 14 сентября 2000 года в 13:30.

7. Установите прочие параметры по мере необходимости.

8. Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть. В вашем Календаре появилась запись о предстоящем семинаре (рис. 129).

Рис. 129. Форма Встреча

Создание новей встречи (второй способ)

1. Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч.

2. Щелкните по нему правой кнопкой мыши.

3. Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу.

4. Заполните поля формы Встреча.

Помимо единичных встреч, происходят встречи периодически повторяющиеся. Например, семинар по новым информационным технологиям проводится в организаций каждый месяц.

Создадим встречу с периодом повторения 14-е число каждого нового месяца и продолжительностью повторения б месяцев.

Создание повторяющейся встречи

1. Выберите команду Создать повторяющуюся встречу в меню Действия.

2. На экране появится форма Повторение встречи.

3. В поле Время встречи вредите время начала (12.30) и время окончания (13.00).

4. В поле Повторять отметьте ежемесячно, повторять 14 числа каждого 1 месяца.

5. В поле Пределы повторения введите б в пункт Завершить после _ повторений.

6. Нажмите ОК.

7. Откроется форма Повторяющаяся встреча, похожая на форму Встреча, используемую при создании единичной встречи.

8. В поле Тема введите - семинар.

9. В поле Место введите - КУДИЦ.

10. Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть.

Создать повторяющуюся встречу можно и из единичной. В раскрытом окне Встреча (см. рис. 129) нажмите кнопку Повторение, появится диалоговое окно Повторение встречи.

Закладка Планирование позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц (рис. 130). При выборе времени собрания и определении списка участников формируется расписание каждого участника. Средство автовыбора позволяет найти интервал времени, удобный для всех. Если кто-то находится в другом часовом поясе, просмотрите время собрания в этом поясе. Определив время собрания, можно рассылать приглашения участникам.

Рис. 130. Закладка Планирование

Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображать и время в начальном часовом поясе.

Настройка Параметров Календаря

1. Вызовите команду Параметры из меню Сервис.

2. Нажмите кнопку Параметры календаря, откроется окно, позволяющее настроить параметры Календаря (рис, 131).

Рис. 131. Параметры Календаря

Назад Начало Вперед