Офисная работа с документами



Предварительный просмотр и печать таблицы

Просмотр макета

После окончания оформления книги ее можно распечатать. Однако перед печатью макет книги следует просмотреть и при необходимости установить требуемые параметры печати.

Выберите Файл, Предварительный просмотр (File, Preview) или щелкните кнопку на панели инструментов Стандартная.

Макет рабочей книги будет показан в окне предварительного просмотра. Документ можно просмотреть, используя линейки прокрутки и панель инструментов предварительного просмотра (рис. 99). Для управления масштабом просмотра нажмите кнопку Масштаб.

Рис. 99. Кнопки управления предварительным просмотром

Упражнение

Предварительный просмотр документа

1. Откройте книгу Список сотрудников.

2. Войдите в режим предварительного просмотра документа перед печатью с помощью команды Предварительный просмотр в меню Файл.

В строке состояния в нижней части экрана выводятся номер текущей страницы и количество печатных страниц выбранного листа.

3. В режиме просмотра нажмите на кнопку Поля. На странице появятся пунктирные линии, обозначающие границы полей и колонтитулов, а также маркеры ширины столбцов.

4. Для изменения размера поля с помощью мыши перетащите маркер левого поля (размер поля можно увидеть в строке состояния в нижней части экрана).

5. Просмотрите следующую или предыдущую страницу с помощью кнопок Далее и Назад.

6. Нажмите на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы.

7. Нажмите кнопку Закрыть на панели, чтобы перейти в обычный режим просмотра.

Верхний и нижний колонтитулы

Верхний колонтитул (Header) - это текст, который повторяется наверху каждой печатаемой страницы (типа заголовка и текущей даты). Нижний колонтитул (Footer) - это текст, повторяющийся внизу каждой печатаемой страницы (типа номера страницы). Колонтитулы видны в окне предварительного просмотра.

Окно диалога для пользовательской настройки Верхнего колонтитула или Нижнего колонтитула станет доступным, если выбрать Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул в закладке Колонтитулы.

Закладка Колонтитулы окна диалога Параметры страницы (Page Setup) имеет область для ввода верхнего и нижнего колонтитулов (рис. 100).

Рис. 100. Диалоговое окно Верхний колонтитул

Окна диалога содержат кнопки (табл. 32), которые могут использоваться для автоматической вставки некоторых данных в поля верхнего и нижнего колонтитулов.

Таблица 32. Кнопки диалогового окна Верхний колонтитул

Кнопка Отображаемый код Результат
&[Date] Текущая дата
&[Time] Текущее время
&[Page] Номер страницы
&[Pages] Количество печатаемых страниц
&[File] Имя файла
&[Tab] Имя рабочего листа

Любой текст и кодовые сокращения могут быть помещены в левый, правый или центральный раздел. Используя кнопку , можно изменить шрифт текста в колонтитуле.

Упражнение

Создание колонтитулов

1. Откройте файл Список_сотрудников.х1s на листе Общий список.

2. Выполните команду Параметры страницы из меню Файл, перейдите на закладку Колонтитулы.

3. Очистите верхний колонтитул. Для этого откройте раскрывающийся список в поле Верхний колонтитул и выберите из списка элемент Нет.

4. Нажмите кнопку Создать верхний колонтитул, чтобы ввести пользовательский верхний колонтитул.

5. В окне диалога Верхний колонтитул выберите левую секцию и введите текст: Фирма "Москва".

6. Щелкните в правую секцию и нажмите на кнопку Дата, которая поместит в колонтитул текущую дату.

7. Чтобы отформатировать текст в колонтитуле, выделите его, нажмите в окне диалога кнопку Шрифт -

8. Выберите подходящее форматирование и нажмите кнопку ОК.

9. Нажмите кнопку ОК в окне диалога Верхний колонтитул и перейдите в диалоговое окно Параметры страницы, где будет показан созданный верхний колонтитул.

10. Для создания нижнего колонтитула нажмите кнопку Создать нижний колонтитул.

11. Перейдите в правую секцию и нажмите на кнопку номера страницы, перед и после кода поставьте дефис (-).

12. Чтобы отформатировать текст в колонтитуле, выделите его, нажмите в окне диалога кнопку Шрифт, выберите подходящее форматирование и нажмите кнопку ОК.

13. В диалоговом окне Параметры страницы будут показаны созданные колонтитулы.

14. Нажмите на кнопку Просмотр, чтобы войти .в режим просмотра перед печатью. Просмотрите результат и сохраните файл.

Параметры печати

Перед выводом на печать для созданной таблицы можно задать дополнительные установки, которые позволят получить эффектно оформленную распечатку. Эти установки задаются в диалоговом окне команды Параметры страницы из меню Файл (File, Page Setup) (рис. 101).

В табл. 33 приведены наиболее часто используемые опции настройки страницы.

Рис. 101. Закладка Страница команды Параметры страницы.

Таблица 33. Опции настройки страницы

Опции Закладка Назначение
Ориентация Страница Ориентация представлена двумя вариантами:
вертикальным  расположением страницы;
горизонтальным расположением страницы
Масштаб Страница Подбор масштаба таблицы при выводе на печать. Опция Разместить не более чем на (Fit to) используется для сжатия таблицы так, чтобы она уместилась на установленном количестве страниц
Размер бумаги Страница Выбор различных размеров бумаги
Границы Поля Определение верхних, нижних, левых и правых границ. Установки для области верхнего или нижнего колонтитула от края страницы
Центрировать Поля Область печати может быть центрирована горизонтально или вертикально на странице
Создать верхний/нижний колонтитул Колонтитулы Определение верхнего и нижнего колонтитула в книге
Сквозные строки, Сквозные столбцы Лист Выбор строк и столбцов, которые будут использоваться как фиксированные заголовки на каждом печатающемся листе. Функция у таких заголовков такая же, как и у заголовков, созданных с помощью команды Закрепить области
Сетка Лист Включение и отключение печати линий сетки, по умолчанию - значение опции Включено
Черно-белая Лист Подавление цвета при печати
Заголовки строк и столбцов Лист Включение и отключение вывода на печать заголовков строк и столбцов, обозначенных буквами и цифрами

Печать рабочих листов

Кнопка Печать (Print) - может использоваться для печати данных в таблице. Excel печатает страницы на основе текущих установок печати. Для задания установок выберите в меню Файл команду Печать (File, Print). Появится панель диалога Печать (рис. 102).

Рис. 102. Диалоговое окно Печать

Окно диалога Печать может использоваться для определения нескольких копий или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые будут отпечатаны.

Установка области печати

 Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати. Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию будет печатать только ее для всех рабочих листов.

Но можно задать для каждого листа свою собственную область печати.

1. Выделите область рабочего листа, которая будет определена как область печати.

2. Выберите команду Область печати в меню Файл (File, Print Area).

3. Выберите Задать. Ограничительная линия появится вокруг выделенной области.

Для очистки предварительно определенной области печати выберите команду Область печати в меню Файл (File, Print Area), затем Убрать.

Параметры печати многостраничной таблицы устанавливаются в диалоговом окне при выборе закладки Лист (List) команды Параметры страницы из меню Файл (рис. 103).

Рис. 103. Закладка Лист команды Параметры страницы

При многостраничной печати в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы задаются адреса строк/столбцов, содержащих заголовки таблицы.

Последовательность вывода страниц для многостраничных таблиц задается установкой переключателей и показана стрелкой внизу экрана.

Подготовки данных к печати

1. Откройте файл с именем Список_сотрудников.х1s и перейдите на лист Общий_список.

2. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на закладку Поля.

3. Установите параметры полей:

верхнее - 2.5 ем; нижнее - 2.5 см; левое - 3 см; правое - 2 см.

Размещение таблицы на заданном числе страниц

Требуется уменьшить масштаб распечатываемых данных чтобы разместить их на одной печатной странице.

1. Перейдите на рабочий лист Общий_список.

2. Убедитесь, что данная таблица занимает в ширину более одной страницы (рис. 104)(если таблица небольшая, добавьте дополнительные столбцы).

Рис. 104. Пример списка сотрудников

3. В окне просмотра нажмите на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы.

4. Выберите закладку Страница.

5. Выберите ориентацию страницы Альбомная.

6. Установите переключатель Разместить не более чем на и введите цифру 1 в поле стр. в ширину.

7. Нажмите на кнопку Просмотр, убедитесь, что данные при печати умещаются на одной странице (рис. 105).

Рис. 105. Лист Общий список в режиме предварительного просмотра

Разделение документа на страницы

Для больших таблиц Excel автоматически производит разбивку на страницы, однако иногда необходимо задать разделение на страницы принудительно.

1. Выделите строку, с которой необходимо начать новую страницу, например шестую (список должен содержать более шести строк).

2. В меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.

Excel вставит конец страницы (широкую пунктирную линию) над выделенной строкой.

Задание заголовков для печати

Требуется, чтобы названия столбцов в первой строке рабочего листа печатались на каждой странице в качестве заголовков.

1. В диалоговом окне Параметры страницы выберите закладку Лист.

2. Выберите поле Сквозные строки поле должен мигать текстовый курсор).

3. На рабочем листе выделите с помощью мыши первую строку. При необходимости переместите окно диалога Параметры страницы так, чтобы оно не мешало выделять нужные строки и столбцы.

4. Нажмите на кнопку Просмотр, чтобы войти в режим просмотра перед печатью. Убедитесь, что заголовки появились на каждой странице.

5. Чтобы закрыть окно просмотра без вывода на печать, нажмите кнопку Закрыть.

Назад Начало