Циркулярная рассылка

Для автоматизации рассылки однотипных документов разным адресатам используется процесс слияния документов.

Слияние применяется для создания повторяющихся документов, таких, как серийные письма, адресные этикетки, записки и контракты. Информация, взятая из документов - источников данных, объединяется с серийным письмом, которое контролирует размещение текста для создания группы документов.

Документ стандартного содержания (письма) называется основным документом. Документ, содержащий меняющуюся информацию (список адресов), называется источником данных.

Существует также функция, которая дает возможность пользователю, отвечая на запросы непосредственно во время слияния, вводить любую информацию с клавиатуры.

Почтовый документ содержит постоянный и изменяемый текст, который повторяется во время каждого объединения. Постоянный текст составляет основную часть документа. Изменяемым называется текст, который меняется во время слияния и управляется кодами полей (адрес, имя клиента в серийном письме).

Перед созданием списка имен и адресов необходимо определить, какая из программ Office более всего подходит для решения этой задачи. Для слияния можно использовать список, созданный в Word, Microsoft Access, Outlook или Microsoft Excel.

Для списка имен и адресов малого или среднего размера, где не требуется делать много изменений, можно использовать список адресов в Word.

Чтобы использовать контактные имена и адреса в списке контактов Outlook вместе с окном Слияние в Word, сначала необходимо сделать адресную книгу Outlook доступной пользователю.

Для большого списка, в котором будут добавляться, удаляться и изменяться записи, или для сортировки списка используйте Microsoft Excel или Microsoft Access.

Основной документ состоит из постоянного текста (тело документа) и изменяющегося, уникального для каждого слияния (поля слияния).

Источник данных содержит информацию, которая вставляется в основной документ. Информация об одном объекте (человеке или фирме) представляется как запись.

Каждая категория информации в записи (имя, телефон, адрес) называется полем.

При объединении документов в новые документы каждый объект слияния (бланк письма) помещается в отдельный раздел нового документа.

Основные этапы процесса слияния

Процесс слияния состоит из трех этапов:

• создания основного документа;
• создания источника данных;
• выполнения слияния.

Диалоговое окно, управляющее процессом слияния, доступно при выборе команды Слияние в меню Сервис (Tools, Mail Merge) (рис. 69).

Рис. 69. Слияние документов

Как правило, первым шагом в процессе слияния является создание формы данных, которая содержит данные, предназначенные для Объединения. Эта форма автоматически создается как таблица. Каждый ряд представляет отдельную запись, содержащую связанные между собой данные, в то время как каждая колонка объединяет в себе отдельную категорию данных, называемую полем.

Первая строка называется заголовком и содержит имена полей. Каждое имя должно начинаться с буквы. Пробелы и знаки пунктуации недопустимы.

Обычно в качестве основного-документа используется заранее созданная форма делового письма, содержащая постоянный текст (например, приглашения на конференцию).

Источник данных является таблицей, каждая строка которой представляет собой запись, содержащую информацию о клиентах.

Источник данных может являться файлом Word, Access, Outlook или Excel.

Примером источника данных может служить таблица, созданная в предыдущем упражнении (файл Список_адресов.dос).

Как правило, в каждой организации имеется список клиентов, поставщиков, смежных организаций и т. п., с которыми приходится сотрудничать. Такой список может быть использован не только для регистрации, но и для циркулярной рассылки.

Итак, если источник данных уже существует, можно начать слияние.

1. Откройте документ на основе требуемого шаблона.

2. Выберите команду Слияние в меню Сервис (Tools, Mall Merge).

3. В разделе Основной документ (Main Document) выберите Создать - Документы на бланке (Create, Form Letters).

4. Выберите Активное окно (Active Window) в качестве главного документа.

5. Из раздела Источник данных (Data Source) выберите Получить данные (Get Data), затем Открыть источник данных (Open Data Source).

6. Найдите и откройте нужный файл.

7. Затем выберите Редактировать основной документ (Edit Main Document) для создания основного документа (в окне основного документа появится новая панель инструментов Слияние) (рис. 70).

Рис. 70. Панель инструментов Слияние

1. Поставьте указатель в то место, куда должно быть вставлено нужное поле, соответствующее строке заголовков таблицы, и нажмите кнопку Добавить поле слияния (Insert Merge Field).

2. Выберите из списка требуемое поле.

3. Последовательно вставьте все нужные поля и примените соответствующее форматирование. 4. Снова выберите команду Слияние в меню Сервис (или воспользуйтесь кнопкой Слияние).

5. Затем для осуществления слияния нажмите кнопку Объединение (Mail Merge) в третьей группе диалогового окна Слияние.

6. Просмотрите, затем сохраните или распечатайте полученный документ Формы.

Когда пользователь работает с основным документом, панель инструментов Слияние (Mill Merge) отображается на экране, предоставляя доступ к функциям этой панели.

Кнопка Добавить поле  позволяет вставить имя поля Слияние в текущий документ.

Кнопка Добавить поле Word дает возможность пользователю вставить специальные поля слияния для конфигурации слияния.

Кнопка

Кнопки вызывает диалоговое окно Слияние;

Слияние для установки разных параметров и вариантов слияния;

Поля слияния, введенные в основной документ слияния, указывают место размещения данных их источника данных. Например, поле слияния Город указывает, куда будет введено название города из соответствующей записи в таблице данных.

Символы поля слияния (" ") нельзя печатать вручную или вводить с помощью команды "символ" меню "Вставка". Они вставляются автоматически.

Параметры слияния

В процессе слияния, нажав кнопку Слияние, можно задать нужные параметры для получения результата слияния (рис. 71).

Рис. 71. Окно Слияние

Таблица 14. Описание параметров слияния

Для слияния отдельных записей из общего списка предусмотрена возможность отбора записей из источника данных и их сортировки (рис. 72).

1. Для задания параметров слияния нажмите кнопку Отбор записей (Query Options).

2. На закладке Отбор записей (Query Options) выберите поле данных в списке Поле (Field), а затем выберите оператор сравнения в поле Оператор (Comparision). В поле Значение (Compare to) введите текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.

3. Чтобы задать несколько связанных условий отбора, используйте операторы И или ИЛИ.

4. Чтобы объединить записи в определенном порядке, выберите закладку Сортировка записей (Sort Records), а затем выберите поля, по которым будут сортироваться записи.

Рис. 72. Отбор записей

Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически производится выбор соответствующих записей данных. Чтобы выбрать другие записи, измените параметры отбора. Чтобы выбрать вое записи данных из источника данных, нажмите кнопку Очистить все (Clear All) на закладке Отбор записей (Query Options).

Для создания нового источника данных следует определить данные, которые будут меняться от письма к письму. При этом необходимо задать так называемые имена полей и значения этих полей, которые будут включены в основной документ при слиянии.

1. Откройте документ для рассылки на основе требуемого шаблона или создайте собственный.

2. Выберите команду Слияние в меню Сервис (Tools, Mall Merge).

3. В разделе Основной документ (Main Document)выберите Создать, затем Документы на фланке (Create, Form Letters).

4. Выберите Активное окно (Active Window) в качестве главного документа.

5. Из раздела Источник данных (Data Source) выберите Получить данные (Get Data), затем Создать источник данных (Create Data Source) (рис. 73).

При создании источника данных следует учитывать, что число имен полей в строке заголовка должно соответствовать числу полей в записи данных, содержащей наибольшее количество сведений.

У некоторых клиентов в списке адресов может содержаться больше сведений, чем у других, например: должность, название отдела и до трех строк адреса. В таком случае следует увеличить число полей, даже если в какой-то записи некоторые поля останутся пустыми. В источнике данных, однако, во всех записях число полей должно быть одинаковым.

Рис. 73 Создание источника данных

В разделе Поля в строке заголовка (Field names In header row) представлен Список имен полей, наиболее часто используемых в письмах, почтовых наклейках и подобных документах. Все эти поля могут быть добавлены в новый источник данных, а также удалены или переименованы.

Имя должно начинаться с буквы; оно может содержать буквы, цифры и символы подчеркивания, но не может содержать пробелов.
 

Формирование списка полей

1. Для создания нового поля введите имя поля (до 40 символов).

2. Нажмите кнопку Добавить поле (Add Field Name), чтобы добавить новое поле в строку заголовка.

3. Для удаления поля выделите имя поля и нажмите кнопку Удалить поле (Remove Field Name).

4. Для изменения последовательности имен полей щелкайте по кнопкам Вверх (Up) или Вниз (Down) до тех пор, пока имя поля не встанет на нужное место.

5. Нажмите ОК после завершения формирования списка полей.

Данные, по которым будет производиться слияние записей, (например, город, почтовый индекс или фамилия адресата) должны находиться в отдельных столбцах таблицы данных.

Лучше организовать файл данных таким образом, чтобы их можно было использовать в различных документах. Например, если источник данных предназначен для печати документов на бланке, адресные данные следует спланировать так, чтобы иметь возможность использовать те же данные для почтовых наклеек или конвертов.

Заполнение окормы данных

1. После формирования списка полей, (заголовка таблицы источника данных) необходимо заполнить таблицу данных.

2. Введите имя файла и папки для нового источника данных и выберите Сохранить (Save).

3. В окне Слияние выберите Редактировать источник данных (Edit Data Source), появится диалоговое окно Форма данных (Data, Form) (рис. 74), содержащее информацию, которая будет вставлена в основной документ.

Ввод новых записей данных

1. Введите данные для каждого поля. Чтобы перейти от одного поля к другому, нажимайте клавиши Tab или Enter.

2. Если данные для какого-то поля отсутствуют, нажмите клавишу Enter и пропустите это поле (не вводите в поле пробелы).

3. По окончании ввода записи нажмите кнопку Добавить (Add New).

4. Повторяйте этапы 1-3 для каждой новой записи.

5. Когда все записи будут введены, нажмите кнопку Источник (View Source), а затем кнопку Сохранить (Save).

Рис. 74. Форма данных

Затем процесс слияния выполняется так же, как и для существующего источника данных.

1. Убедитесь, что основной документ открыт и его окно активно.

2. Отредактируйте основной документ и вставьте поля слияния.

3. Выберите в меню Сервис команду Слияние (Tools, Mail Merge) или нажмите кнопку вызова диалогового окна Слияние.

4. Выберите необходимые опции слияния.

5. Нажмите кнопку Объединить (Merge).

6. Просмотрите, сохраните или распечатайте документ.

В результате слияния поля в документе будут заменены -переменными данными из источника данных.

Процедуру слияния можно использовать также для создания конвертов и этикеток. При создании конверта можно устанавливать его размеры для печати.

Печать конвертов, полученных путем слияния со списком адресов

1. Создайте новый документ.

2. В меню Сервис выберите команду Слияние (Tools, Mail Merge).

3. Нажмите кнопку Создать (Create), выберите команду Конверты (Envelopes).

4. Нажмите кнопку Активное окно (Active Windows). Активный документ стал основным документом слияния.

5. Нажмите кнопку Получить данные (Get Data).

6. Чтобы создать в Word новый список адресов и имен, выберите команду Создать источник данных (Create Data Source), а затем определите структуру записи данных.

Чтобы воспользоваться готовым списком данных в документе Word или на рабочем листе Excel, базой данных или другим списком, выберите команду Открыть источник данных (Open Data Source).

Чтобы использовать адреса из электронной адресной книги Outlook выберите команду Использовать адресную книгу.

1. После того как источник данных будет определен и на экран будет выведено соответствующее сообщение, выберите Настройка основного документа (Set Up Main Document).

2. На закладке Параметры конверта (Envelope Options) выберите нужный размер конверта и его размещение. Проверьте правильность обратного адреса или удалите его, если обратный адрес уже проставлен на конвертах.

3. На закладке Параметры печати (Printing Options) укажите правильный способ подачи конвертов в принтер, а затем нажмите кнопку ОК.

4. В диалоговом окне Адрес на конверте (Envelope Adress) введите поля слияния для адресов.

5. Чтобы напечатать конверты только для некоторых адресов из списка, нажмите кнопку Отбор записей (Query Options), а затем введите условия отбора нужных записей.

6. В диалоговом окне Слияние (Mail Merge) нажмите кнопку Объединить (Merge).

При вставке полей слияния в основной документ вставляется код слияния, состоящий из ключевого слова MERGEFIELD и имени поля, окруженного символами поля { }. В том случае, когда режим просмотра кодов полей отключен, на экране будут видны только имена полей слияния, заключенные в кавычки.

Создание серийного письма

1. Создайте новый документ на базе созданного шаблона Письмо_общий.dot.

2. Выберите команду Слияние в меню Сервис.

3. В секции Основной документ выберите Создать, Серийное письмо.

4. Выберите Активное окно в качестве текущего окна документа.

5. Из раздела Источник данных выберите Получить данные, затем Открыть источник данных.

6. Найдите источник данных (файл с именем Список_адресов.с1ос) и выберите Открыть.

7. Выберите Настройка основного документа для создания основного документа-письма.

8. Введите текст письма, как показано ниже.

9. Вставьте поля слияния в нужные места документа, нажимая кнопку Добавить поле и выбирая из списка нужное поле.

10. Примените соответствующее форматирование к тексту письма.

11. Осуществите слияние в новый документ, используя текущие установки и опции слияния, нажав кнопку

12. Получите документ Формы.doc., содержащий четыре страницы с адресами получателей из файла Список_адресов.dос, первая страница которого представлена ниже.

13. Просмотрите и сохраните полученный документ Формы.doc.

Содержание раздела