Офисная работа с документами

Смотреть: https://welspro.com/


Как хранится информация в памяти компьютера

Файлы

Информация, с которой работает ПК, содержится в файлах. Файл - это именованный набор данных, предназначенный для хранения различного рода информации. В файлах могут храниться тексты программ, документы, рисунки и т. д. Каждый файл имеет своё имя и местоположение. При задании имен необходимо соблюдать следующие правила;

  • имя файла может содержать до 255 символов, включая пробелы;
  • в имя файла не могут быть включены следующие символы: , ? : * " < >| /

Существует много типов файлов. Большинству файлов имеют расширение. Расширение файла не является обязательным. Расширение отделяется от имени точкой и может содержать не более трех символов. В расширении нельзя использовать пробелы и вышеприведенные символы.

Многие программы автоматически устанавливают расширение имени файла и по нему можно .узнать, какая программа создала файл. Например, расширение DOC имеют файлы документов, а расширение ЕХЕ - файлы выполняемых программ.

Система хранит информацию о размерах всех файлов, дате и времени их создания или изменения. Эта информация существенно помогает следить за файлами, выполнять их сортировку и поиск, создавать резервные копии.

При необходимости эту информацию всегда можно вывести на экран.

Папки (Каталоги)

Папка (в компьютерной терминологии - каталог) - это специальное место на диске, в котором хранятся имена файлов, время последнего их обновления, атрибуты файлов и т. д. В ПК на диске может храниться несколько сотен и даже тысяч файлов. Имена файлов регистрируются на дисках в папках. Если сравнить диск с архивом, в котором хранятся папки с документами, то диск хранит папки (каталоги), в которых собраны группы файлов. Как в книжном шкафу, на диске каждая папка имеет свое название и может содержать и документы, и вложенные папки.

Каталоги и подкаталоги (вложенные папки) образуют структуру, называемую деревом каталогов. На каждом диске имеется, как минимум, один главный каталог, в котором хранятся все остальные файлы и каталоги. Он называется корневым каталогом. Требования к именам каталогов те же, что и к именам файлов. Расширение имени для каталогов не используется., Два подкаталога в одном и том же каталоге не могут иметь одинаковых имен.

Каталог (папка), в котором в настоящий момент работает пользователь, называется текущим.

Для организации делопроизводства необходимо создание и "ведение папок документов по тематике, по исполнителю, по времени регистрации и другим признакам, принятым в организации.

Назад Начало Вперед