Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами



              

Особенности стиля переписки коммерческих организаций


Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому..., если возможно... и т.п.

Как правило, текст излагается от первого лица единственного числа (прошу, считаю необходимым и т.д.), т.к. акцентируется единоличная ответственность должностного лица за принятые решения.

В стиле переписки коммерческих структур ограниченно используются устойчивые языковые формулы, «нанизывание падежей» и отглагольные существительные.

Структура текста

Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация, аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим. Как правило, изложение позиции автора может предшествовать аргументирующей информации.

Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком.

Может быть использован один из четырех вариантов обращения.

1. Обращение по имени и отчеству.

Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером. Например:

Уважаемый Иван Иванович!

2. Обращение по фамилии11 придает письму более официальный характер. Может использоваться и в том случае, если имя и отчество адресата не известны отправителю. Перед фамилией обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа», «тов.», «т.». Например:

Уважаемый г-н Иванов!

3. Обращение по должности, ученому или воинскому званию подчеркивает официальный характер переписки. Может использоваться при обращении к должностным лицам высокого ранга. Перед наименованием должности или звания обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа», «товарищ», «т.». Например:

Уважаемый г-н директор!

или:

Уважаемый г-н профессор!

но:

Уважаемый товарищ генерал!

Наименование должности или звания должно быть коротким (одно или два слова). Нельзя: «Уважаемый г-н начальник отдела развития и внедрения новой техники!»

Если «президент», «директор», «профессор» или «генерал» - дама, то предпочтительнее использовать обращение по фамилии или по имени и отчеству.

4. Обобщенное обращение12. Например:

Уважаемые господа!

или

Уважаемые коллеги!

С выражения благодарности начинается ответное письмо. Например:

Благодарю Вас за внимание, проявленное к нашей фирме и выпускаемой нами продукции.

Благодарю Вас за письмо, в котором Вы любезно проинформировали о...

Нам очень приятно, что фирма, продукция которой не нуждается в представлении, именно к нам обратилась с деловой инициативой.

С комплимента можно начинать первое инициативное письмо (предложение сотрудничества, в частности). Например:

Высокая репутация Вашей фирмы у партнеров и отзывы потребителей побудили нас именно к Вам обратиться с деловой инициативой.

Отличное качество вашей продукции известно во многих регионах России.

Наши специалисты высоко оценили новые разработки вашей лаборатории.

Сотрудничая с Вашей фирмой на выставке ..., мы еще раз убедились в качестве и конкурентоспособности вашей продукции.

Нам известно, что на потребительском рынке ваша продукция пользуется большим спросом.

Примеры речевых оборотов, использующихся в переписке коммерческих структур приведены ниже.

Сообщения:

Следует отметить...

Обращаю Ваше внимание...

Считаю необходимым проинформировать Вас о том, что ...

Просьбы:

Буду Вам признателен за информацию о...

Был бы весьма благодарен, если бы Вы сообщили о ...

Ваш ответ позволит нам приступить к ... (действиям, предпринимаемым в интересах взаимной выгоды).

Будем признательны, если Вы найдете возможность ...

Выражения сожаления:

К сожалению, вынужден сообщить ...

К сожалению, вынужден констатировать ...

Претензии:

Я очень огорчен данным обстоятельством и надеюсь, что Вы разъясните мне ситуацию или ... свою позицию относительно ...

Полагаю, Вы согласитесь, что это не лучший способ вести дела ...

Это избавит нас от досадной необходимости обращаться в соответствующие государственные инстанции. (фраза следует после описания тех действий партнера, которые позволят сторонам выйти из конфликтной ситуации).

Фразы, завершающие текст письма:

Буду признателен за все замечания и предложения, которые Вы сочтете необходимым высказать в ответ на наши инициативы.

Наша фирма открыта для любых форм сотрудничества. Готовы рассмотреть альтернативные предложения, которые последуют с вашей стороны.

Формулы вежливости:

С уважением,

С уважением и надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

С уважением и надеждой на продолжение диалога,

С наилучшими пожеланиями,

Искренне Ваш,

Следует обратить особое внимание на сочетание элементов адреса (14), обращения и формул вежливости, используемых в письме.

Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии приложения (20). Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте письма.

Нормы делового этикета при ведении переписки

Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное письмо, направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен соответствовать должностному рангу лица, подписавшего письмо (21). Необходимо отвечать на каждое поступившее письмо. Срок ответа - неделя. Если за этот период нельзя принять окончательного решения, необходимо в промежуточном ответе оговорить срок, за который оно будет принято.

Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо указать и обосновать его причину. Например:

К сожалению, мы уже приняли на себя аналогичные договорные обязательства, нарушать которые не в традициях нашей фирмы.

К сожалению, мы приостановили выпуск продукции в связи с модернизацией оборудования.

Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; запросить дополнительную (конкретную) информацию и т.д.

Примеры писем приведены в приложении.

1 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.

2 Заполняется при необходимости.

3 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.

4 Заполняется обязательно.

5 Заполняется в том случае, если подписывает письмо не его автор.

6 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.

7 В качестве адресата в гарантийном письме указывается только руководитель организации.

8 Заполняется при необходимости.

9 Заполняется обязательно.

10 Заполняется обязательно.

11 Инициалы адресата при обращении по фамилии не указываются.

12 Обобщенное обращение допустимо только в первом инициативном письме.

  



Содержание  Назад  Вперед