Организация и технологии документационного обеспечения управления

         

Правила оформления отдельных реквизитов документов


Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложив­шиеся функции документа. Естественно, основная функция до­кумента — сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, прида­ния документу юридической силы, создания условий для исполь­зования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных мини­стерств и ведомств воспроизводится изображение Государствен­ного герба Российской Федерации. Изображение Государствен­ного герба на бланках документов регламентировано Положени­ем о Государственном гербе Российской Федерации, утвержден­ном Указом Президента России от 30.11.1993 №2050.

Реквизит 02 герб субъекта Российской Федерации. Органы ис­полнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми ак­тами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официально восста­новлен исторический герб города, 1 февраля 1995 г. принят Закон Москвы «О гербе и флаге Москвы» №№ 4—12). Использование герба на бланках регламентируется соответствующими норматив­ными актами (законами, уставами, конституциями и др.)*.




* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97, с. 10.

Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов — над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов — в центре поля.
Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственно­сти вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предприниматель­скую деятельность.

Не допускается одновременное размещение на бланках изо­бражения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам элек­тронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.* В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или пред­приятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общерос­сийский классификатор учреждений, организаций и предпри­ятий (ОКПО).

 

* Там же.

Реквизит 05 код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предус­матривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой докумен­тации (ОКУД). Код формы является элементом идентифика­ции документа.

Реквизит 06 наименование организации. Автор документа дол­жен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение).


На бланке дается наименование организации с указанием организа­ционно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятель­ности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти дан­ные «выполняют» правовую функцию и необходимы для прида­ния управленческому документу юридической силы.

Наименование организации — автора документа указывает­ся в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная ор­ганизация). Сокращенное наименование организации или аб­бревиатура размещается на бланках после полного наименова­ния и помещается в скобках. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собствен­ным наименованием. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наиме­нованием организации — автора документа.

Наименование организации на иностранном языке воспро­изводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные орга­низации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указа­ния на их организационно-правовую форму (табл. 4.2).


Содержание раздела