Организация и технологии документационного обеспечения управления

         

Подготовка документов на компьютере


Подготовка документа обычно ведется на компьютере, кото­рый сегодня повсеместно вытеснил пишущую машинку и стал основным средством составления и редактирования документов. Это позволило выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом значи­тельно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внеш­него оформления документа.

В подготовке каждого документа можно выделить три части: составление текста документа, его согласование и окончательное оформление. Компьютер внес значительные изменения в работу с документом.

Первый этап подготовки документа — изучение законода­тельной базы, предшествующих нормативно-методических доку­ментов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его слож­ности, труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материа­лов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законода­тельные и нормативно-методические документы, позволяет значи­тельно повысить качество подготовки документов.

Недорогие банки данных могут представлять собой темати­ческую подборку документов на компакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и подобные предусматривают периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новы­ми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки — таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, на­логообложение и бухгалтерский учет и т.д. Такие системы по­зволяют быстро подобрать документы (законы, указы, поста­новления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости — распе­чатать подобранные материалы.


Второй этап подготовки к составлению документа - изу­ чение предшествующих документов по данному вопросу, доку­ментов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подбор­ки документов во многом определяет правильность, непротиво­речивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден. Тематиче­ская подборка документов была ограничена наличием предмет­но-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документа­ми и автоматизированным поиском позволяет найти практиче­ски все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов — сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа — сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобре­тенные базы данных (например, реестр предприятий и органи­заций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, соз­данные в организации, учреждении, фирме.

Один из наиболее распространенных методов сбора информа­ции — поиск в Internet, например, просмотр информации о техниче­ских характеристиках изделий на страницах производителей, срав­нение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой подготовительной работы мож­но качественно составить собственный документ.

Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяют­ся, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компью­тера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций.





Некоторые документы являются общими для всех организа­ций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствую­щими ведомствами. Например, бухгалтерские документы вклю­чены в альбомы унифицированных форм, первичные статисти­ческие документы утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных докумен­тов изменяются в соответствии с изменениями в законодатель­стве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняю­щий соответствующую функцию, должен иметь в памяти ком­пьютера наборы обязательных форм документов.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу кото­рой создается документ, является повторяющейся, рекомендует­ся самим разработать трафаретный текст такого документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание до­кументов на основе типовых форм — «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафарет­ные тексты.

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а так­же может содержать стандартный текст, графику, особое оформ­ление и вообще все то, что часто встречается в документах. На­бор шаблонов позволяет значительно сократить время на подго­товку документов, улучшить их оформление, добиться унифика­ции, а значит и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документа­ции), так и на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов.

Например:

Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании.


Его поступление ожи­дается в течение [место для срока поступления товара]. Мы свяжемся с Вами немедленно после поступления товара на наш склад.

Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.

С уважением Старший менеджер                                                 И. П. Сидоров

или

Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу договор от 00.00.0000 № 000000-00 «О поставках ... ». В связи с этим просим проследить за своевременным переводом денег на наш счет и вы­слать копию платежного поручения по факсу (095) 123 45 67.

С уважением

Вице-президент                                                               С. И. Иванов

Помимо полностью составленных текстов конкретных доку­ментов широко распространено в последние десятилетия при­менение стандартных фраз и выражений, используемых в пере­писке, при составлении актов, справок и других информацион­но-справочных документов. Особенно часто они применяются в начальной части документов.

Например:

Уважаемый господин (госпожа),

Многоуважаемые господа,

Благодарим Вас за письмо от ...,

Ваше письмо от... получено, нами изучены Ваши предложения о...,

В ответ на Ваше письмо от ... напоминаем, что...,

В подтверждение нашего факса сообщаем,

В дополнение к нашему письму от ...,

Приносим извинения за задержку с ответом на ... и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части до­кументов — так называемые «комплименты»:

С уважением,

С искренним уважением,

С глубоким уважением, Искренне Ваш и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встре­чаемые в данной области деятельности постоянно употребляе­мые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг. Это не только ускоряет создание документа, но и позволяет из­бежать ошибок.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подска­зывают составителю документа, куда и в какой последователь­ности надо вводить конкретную информацию данного документ та.


Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, кото­рые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по лич­ному составу, например, при составлении приказов по коман­дировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выпол­няются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления докумен­тов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (об­щий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Та­ким образом, все элементы оформления и все содержание доку­мента будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц.

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедиче­скому словарю, таблица (от лат. tabula — доска, список) — пере­чень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость*. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредствен­но в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа «электронные таблицы» MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответст­вующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.



 

* Большой энциклопедический словарь в 2 т. - Сов. энциклопедия, 1991, т.2, с.439.

Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92 *, кото­ рый называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл. 5.1).

 

* ГОСТ Р-1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. П. 4.5.4 Таблицы. — М., Госстандарт России, 1994, с. 71—82.


Содержание раздела