Работа в современном офисе



              

Этика деловой e-mail-переписки


Помимо технических навыков владения e-mail, следует запомнить ряд норм этического плана. Например, не следует использовать поле "CC" больше чем для пяти адресов получателей (за исключением случая, когда вы предполагаете их общее коллективное участие в последующем обсуждении послания по почте). Это считается дурным тоном хотя бы потому, что вы, по сути, рассылаете лист чужих e-mail-адресов (каждый может видеть все адреса, включенные в поле "CC", а некоторые могут собирать их в базы). Используйте возможности поля "bcc", которое скрывает от получателей другие адреса, включенные в это поле.

  • Если всех получателей вы поместили в поле "BCC" и адресуете послание себе, вы скроете информацию об адресатах остальных копий.
  • Заполняйте поле Subject (Тема), это позволит и вам, и вашему адресату сортировать и находить сообщения по теме.
  • Оставляйте в ответе часть сообщения отправителя, чтобы напомнить, о чем шла речь в том письме, на которое вы отвечаете.
  • Старайтесь не использовать заглавные буквы для больших частей текста, поскольку они могут создать впечатление, ЧТО АВТОР СООБЩЕНИЯ КРИЧИТ!
  • Спросите получателей вашей почты, принимают ли они вложения и в каком формате и объеме.
  • Если вы используете вложения, желательно архивировать их, чтобы снизить объем передаваемого трафика.
  • Заранее заготовьте стандартные ответы. Большинство посетителей задают одни и те же вопросы.

Очень важна оперативность ответа. Ответ желательно отправлять не позже чем через 24 часа.

Помните: письма, оставленные без ответа, - это источник неудовлетворенности клиентов.

Несмотря на то что новые версии почтовых программ позволяют выполнять изысканное форматирование, создавать фоновые изображения и т.п., лучше избегать всего этого. До сих пор есть пользователи которые по-прежнему предпочитают программы, не поддерживающие ничего, кроме "чистого" текста. Следует помнить, что для пользователей с низкой скоростью подключения лишняя информация увеличивает время загрузки писем.




Содержание  Назад  Вперед