Работа с документами



   canada pharmacy viagra | купить паспорт Украины цена      последние отзывы туристов об отелях турции, египта, греции, болгарии, туниса   купить двери верда   Русские транссексуалы e-batsa   

Офисная работа с документами

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:
Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 - 30 одновременно работающими сотрудниками.

Введение
Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе PC, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса - на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDSAJnigraphics IMAN, Intergraph AIM. Однако эти системы более дорогие.

Аргументы в пользу автоматизации
Некоторые обычные возражения
Три уровня
С чего начать?

Преемственность традиций и западные веяния
При осуществлении перехода от бумажных носителей к электронным необходимо учитывать и специфику российского делопроизводства. Во-первых, документооборот в России в большей части все еще остается бумажным, и даже при очень оптимистичном взгляде на перспективы развития компьютерных технологий работы с документами в нашей стране, скорее всего, он останется таковым еще много лет. Во-вторых, внедрение любой новой технологии должно сохранять некоторую преемственность со сложившимися методиками. Более того, было бы глупо отказываться от имеющихся рациональных методов и не использовать их, исходя из новых предоставляющихся возможностей. В-третьих, необходимо учитывать финансовые возможности организаций малого и среднего бизнеса в России.

Национальные особенности
Западные системы в России
От коллежского асессора до секретаря-референта
Регламентация делопроизводства в России
Делопроизводство и документооборот
Типовая технология работы с документами
Внутренний документооборот
Архивное хранение документов

Делопроизводство в среде Windows
Автоматизация этой работы невозможна без современного технического оснащения (персональные компьютеры, принтеры, сканеры, факсы, ксероксы и т. п.), облегчающего работу и обеспечивающего сохранность, достоверность и Оперативность получения информации. Использование персонального компьютера существенно изменило каждый из этапов делопроизводства, для реализации которых в организациях малого переднего бизнеса используется специализированное программное обеспечение ведущих фирм.

Знакомство с MS Windows
Экран компьютера - это ваш рабочий стол
Как хранится информация в памяти компьютера
Учимся работать с окнами
Значок "Мой компьютер"
Что делать с файлами и папками

Из чего состоит электронный офис
Сегодня Microsoft Office (в дальнейшем - Office) рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или как средство доступа и обмена данными. Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для ведения делопроизводства предприятий малого и среднего бизнеса. Как правило, в решении задач, работе над проектами и принятии деловых решений участвуют группы исполнителей. Но для совместной подготовки документа или для управления проектом такой команде необходим надежный фундамент, поддерживающий процесс сотрудничества.

Что общего у всех приложений Office
Создание, открытие документов Office
Панели команд, элементы меню
Как создавать однотипные документы
Настройка панелей инструментов
Просмотр документов на экране

Cначала было слово (Word)
Документ является основным носителем текстовой информации и объектом труда в сфере управления. Если в организации для делопроизводства используется Microsoft Office, то большинство документов подготавливается с помощью текстового процессора Word, который является многофункциональной программой и существенно сокращает затраты на создание и оформление документов

Как приступить к работе с документом в Word
Создание документа - это процесс
По одежке встречают (оформление документа)
Документ в стиле ретро
Многообразие и подобие документов
Проверка правописания
Создание колонтитулов
Печать документа
Представление данных в виде таблицы
Циркулярная рассылка

Автоматизация работы с документами
Использование средств автоматизации Word позволяет правильно организовать работу над документами и автоматизировать целый ряд процедур создания, форматирования и редактирования документов. В любом приложении Office одновременно может быть открыто несколько документов. Каждый открытый документ отобразится в своем собственном окне.

Работа с двумя и более документами Автотекст и автозамена

Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами. Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Основные элементы электронной таблицы Excel
Ввод и редактирование данных
Автоматизация работы в Excel
Вычисления в Excel
Форматирование таблицы
Работа с листами
Объемные таблицы в Excel
Как читать большие листы

Диаграммы
Диаграммы - это графический способ представления числовых данных, находящихся на листе, удобный для анализа и сравнения. Описание разных типов диаграмм можно посмотреть в справочной системе Excel

Построение диаграмм
Объекты диаграммы
Изменение внешнего вида диаграммы
Круговые диаграммы

Совместное использование данных
Microsoft Office 2000 предоставляет пользователю несколько способов обмена данными между приложениями. Когда мы вводим информацию в приложение, мы создаём то, что называется объектом. Различными типами объектов служат текстовые документы в Word, электронные таблицы и диаграммы, создаваемые в Excel, и слайды в PowerPoint. Объекты могут создаваться в одном приложении, копироваться в буфер обмена, а затем вставляться в другое приложение. Например, таблицы, сделанные в Word, можно легко скопировать в Excel или вставить лист или диаграмму Excel в документ Word. Формат вставляемых данных в точности может не совпадать с форматом источника.

Копирование данных между приложениями
Связывание и внедрение объектов

Приложение Microsoft Outlook
Приложение Microsoft Outlook-мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий. Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали.

Основные возможности Оutlook
Запуск Outlook
Элементы и папки Outlook
Outlook сегодня
Календарь
Контакты
Задачи
Дневник
Заметки
Доступ к файлам и совместное использование

Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства
Унификация документов проводится в целях их совместимости на различных предприятиях, снижения трудоемкости обработки документов, повышения качества оформления, более эффективного использования персональных компьютеров в делопроизводстве. При оформлении документов необходимо учитывать, что документы являются визитной карточкой, составной частью имиджа организации. В настоящей главе приведены образцы документов, наиболее часто используемых в сфере делопроизводства предприятий и организаций малого и среднего бизнеса, и дано их краткое описание.

Перечень правовых документов по ОРД
Образцы документов, создаваемые в Office
Документы по распорядительной деятельности
Регистрационные формы делопроизводства
Документы по личному составу предприятия
Информационно-справочные документы
Справочно-аналитические документы
Справка

Современные офисные приложения

Структура - один из самых редко используемых режимов отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые отсутствуют в других режимах. В режиме структуры можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст перетаскиванием заголовков. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей. Но при этом в режиме структуры не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая панель инструментов Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту панель вывести невозможно, но она там и не нужна.

Изменение режима просмотра документа
Наиболее часто используемый режим просмотра документа - Разметка страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице ( 1.2). Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами.

Изменение режима просмотра документа
Изменение режима просмотра документа - 2
Изменение масштаба отображения документа
С использованием мыши
С использованием клавиатуры
С использованием средств Microsoft Word
Работа со схемой документа
Выделение текста
Выделение текста - 2
Выделение элементов таблиц

Изменение режима просмотра листа
По умолчанию для вновь создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим используется для выполнения большинства задач Microsoft Excel, таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.

Изменение режима просмотра листа
Изменение масштаба отображения
Переход между листами книги
Просмотр листа
Перемещение по листу
Разделение листа
Закрепление областей листа
Скрытие и отображение столбцов и строк
Выделение фрагментов листа
Выделение фрагментов листа - 2

Изменение режима просмотра презентации
Для изменения режима просмотра презентации используют меню Вид (команды Обычный, Сортировщик слайдов, Показ слайдов, Страницы заметок). Можно также использовать кнопки, расположенные слева от горизонтальной полосы прокрутки

Изменение режима просмотра презентации
Изменение режима просмотра презентации - 2
Изменение масштаба отображения презентации
С использованием мыши
С использованием клавиатуры
Выделение текста

Отмена действий
В Microsoft Word предусмотрена возможность отмены действий, выполненных с документом. Последнее выполненное действие отменяется однократным щелчком левой кнопкой мыши по кнопке Отменить панели инструментов Стандартная. Можно также воспользоваться комбинациями клавиш клавиатуры Alt + BackSpace или Ctrl + Z.

Отмена действий
Возврат действий
Повтор действий
Получение справки
Настройка Помощника по Office
Получение справки в диалоговых окнах

Ввод текста с клавиатуры
Microsoft Word допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, Microsoft Word произведет некоторое автоматическое форматирование, и текстовый курсор будет здесь зафиксирован. Именно с этого места и можно вводить текст.

Ввод текста с клавиатуры
Ввод текста с клавиатуры - 2
Вставка специальных символов
Вставка даты и времени
О табуляции
Установка позиций табуляции
Изменение табуляции
Удаление табуляции
Создание элемента автозамены
Использование автотекста

Выбор языка
В Microsoft Word выбор языка обычно производится автоматически в зависимости от используемой раскладки клавиатуры. При вводе текста в русской раскладке устанавливается русский язык, при вводе текста в английской раскладке - английский (США).

Выбор языка
Расстановка переносов
Проверка правописания
Поиск текста
Замена текста
Использование синонимов
Удаление текста
Перемещение и копирование перетаскиванием
Перемещение и копирование с буфером обмена
Перемещение специальной вставкой

О шаблонах и мастерах
Шаблон - файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage - целые веб-узлы.

О шаблонах и мастерах
Использование шаблонов Microsoft Word
Использование мастеров Microsoft Word
Получение шаблонов с веб-узла Office

Создание конвертов
При создании конверта для готового документа (письма) необходимо выполнить команду Сервис/Письма и рассылки/Конверты и наклейки. Конверт создается с использованием вкладки Конверты диалогового окна Конверты и наклейки

Создание конвертов
Создание наклеек

Основы оформления текста документа
Для оформления документа используют панель инструментов Форматирование и команды меню Формат

Основы оформления текста документа
Шрифт
Размер шрифта
Цвет шрифта
Начертание шрифта
Подчеркивание
Выравнивание по краям страницы
Установка отступов

О специальных эффектах
Все параметры шрифтов, о которых будет говориться далее, к специальным эффектам отнесены несколько условно. Просто для их установки использования панели инструментов Форматирование уже недостаточно. Необходимо выполнить команду Формат/Шрифт или воспользоваться командой Шрифт контекстного меню.

О специальных эффектах
Видоизменения шрифтов
Межстрочные интервалы
Интервалы между абзацами
Интервалы между символами
Обрамление абзацев и текста
Обрамление абзацев и текста - 2
Обрамление страниц
Заливка абзацев и текста
Заливка абзацев и текста - 2

Оформление нумерованных списков
Каждый вариант оформления нумерованного списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены.

Оформление нумерованных списков
Оформление нумерованных списков - 2
Оформление маркированных списков
Оформление маркированных списков - 2

Общие сведения о таблицах
Таблицы в документах Microsoft Word используют, большей частью, для упорядочивания и представления данных. В таблицах можно производить вычисления, таблицы можно использовать для создания бланков документов. Табличные данные удобно применять для создания диаграмм.

Вставка таблицы
Добавление столбцов
Добавление строк
Удаление столбцов
Удаление строк
Изменение ширины столбцов
Изменение ширины столбцов - 2
Изменение высоты строк
Разделение и объединение ячеек
Обрамление таблиц

Установка полей и ориентации страницы
Для установки полей страницы необходимо выполнить команду Файл/ Параметры страницы. Размеры полей устанавливают во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы

Вертикальное выравнивание
Вставка номеров страниц
Удаление нумерации страниц
Вставка разрывов и разделов
Ввод текста в колонтитулы
Установка границ страниц
Оформление многоколоночного текста
Оформление многоколоночного текста - 2
Предварительный просмотр документа
Печать всего документа в одном экземпляре

Общие правила ввода данных
Для ввода данных (текст, даты, числа, формулы и т. д.) с использованием клавиатуры следует выделить ячейку, ввести данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул и подтвердить ввод.

Ввод текста
Ввод чисел
Ввод дат и времени
Использование автозаполнения
Замена содержимого
Редактирование содержимого
Проверка правописания в документе
Очистка ячеек
Вставка гиперссылок
Использование гиперссылок

Способы организации данных
Согласно определению, список - это набор строк листа, содержащий однородные данные; первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов, остальные строки содержат однотипные данные в каждом столбце. Список называют также базой данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями.

Размещение данных
Добавление столбцов
Добавление строк
Добавление ячеек
Удаление столбцов и строк
Удаление ячеек
Вставка листа
Переименование листа
Перемещение листа
Копирование листа

О формулах
Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки, операторы и константы.

О формулах
Ввод формул с клавиатуры
Создание формул с мастером функций
Создание формул с мастером функций - 2
Создание формул - кнопка Автосумма
Редактирование формул
Перемещение и копирование формул
Ссылки на ячейки других листов и книг
Относительные и абсолютные ссылки
Использование трехмерных ссылок

Расчет амортизационных отчислений
Для расчета амортизационных отчислений могут быть использованы различные принципы и методики. В зависимости от этого могут быть применены и различные функции. В простейшем случае амортизация разносится равномерно на каждый год эксплуатации имущества. При этом для расчета величины амортизационных отчислений используют функцию АПЛ.

Расчет суммы вклада (величины займа)
Расчет стоимости инвестиции
Расчет процентных платежей
Расчет продолжительности платежей
Автоматически обновляемая текущая дата
День недели произвольной даты
Суммирование
Умножение
Округление
Возведение в степень

О числовых форматах
Устанавливать числовые форматы можно как для чисел, введенных с клавиатуры или импортированных, так и для результатов вычислений. Значение введенного или импортированного числа или результата вычислений при установке формата не изменяется. Установленный числовой формат сохраняется после очистки содержимого ячейки, изменения формулы, обновления импортированных связанных данных.

О числовых форматах
Общий формат
Установка разделителя групп разрядов
Форматы отрицательных чисел
Изменение разрядности десятичных дробей
Процентный формат
Денежный и финансовый формат
Формат даты

Выравнивание по краям ячейки
По умолчанию в ячейках устанавливается горизонтальное выравнивание по значению: для текста - по левому краю, а для чисел, дат и времени - по правому краю. Числа, для которых установлен числовой формат Текстовый, выравниваются по левому краю.

Установка отступов
Выравнивание по ширине
Вертикальное выравнивание
Распределение текста в несколько строк
Объединение ячеек
Выравнивание по центру
Поворот содержимого ячеек
О границах
Установка границ - панель Форматирование
Установка границ рисованием

Копирование формата по образцу
Для этого необходимо выделить ячейку, оформление которой требуется копировать, и нажать кнопку Формат по образцу панели инструментов Стандартная. После этого кнопка Формат по образцу останется нажатой, а справа от указателя мыши появится значок копирования формата. Оформление выбранной ячейки будет установлено для тех ячеек, которые будут выделены мышью.

Копирование формата по образцу
Копирование - специальная вставка
О стилях
Применение стиля
Создание стиля
Изменение стиля
Копирование стилей из других книг
Удаление стиля
Автоформатирование
Очистка форматирования

Поиск данных
Поиск данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге. Для поиска данных необходимо выполнить команду Правка/Найти и во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить в поле Найти ввести искомые данные.

Поиск данных
Поиск данных - 2
Замена данных
Общие правила
Сортировка по одному столбцу
Сортировка по нескольким столбцам
Отбор данных
Установка и снятие автофильтра
Работа с автофильтром
Простая выборка

Предварительный просмотр листа
Режим просмотра листа Обычный не дает полного представления о том, как будут напечатаны данные на листе. К сожалению, не дает достаточного представления и режим просмотра Разметка страницы. Поэтому лучше всего перейти в режим предварительного просмотра, для чего достаточно нажать кнопку Предварительный просмотр панели инструментов Стандартная

Переход к настройке
Изменение ориентации страницы
Настройка масштаба печати
Выбор размера бумаги
Установка полей страницы
Центрирование на странице
Создание и редактирование колонтитулов
Создание и редактирование колонтитулов - 2
Настройка многостраничной печати
Печать названий строк и столбцов таблицы

Работа с рисунками в документе
Для работы с рисунками в Microsoft Word используют панели инструментов Рисование, Настройка изображения, область задач Коллекция клипов

Вставка рисунков Microsoft Office
Вставка рисунков из файлов
Выделение рисунков
Настройка изображения
Изменение размера рисунка
Установка обтекания текстом
Установка положения рисунков
Удаление рисунка
Вставка объекта WordArt
Общие приемы оформления

Вставка рисунков из графических файлов
Для вставки рисунка, хранящегося в виде графического файла, следует нажать кнопку Добавить из файла панели инструментов Рисование или выполнить команду Вставка/Рисунок/Из файла. В окне Добавление рисунка следует перейти в папку, в которой расположен файл рисунка, и дважды щелкнуть мышью по значку (эскизу) файла.

Вставка рисунков - буфер обмена
Вставка рисунков из коллекции Microsoft Office
Изменение рисунков
Настройка цвета
Настройка яркости и контрастности
Изменение размера
Обрезка рисунка
Изменение положения рисунка
Поворот рисунка
Обрамление рисунка

Создание рисунков
Для работы с рисунками - применяют команды меню Формат, элементы панелей инструментов Рисование, Настройка изображения, Полотно, Настройка тени, Настройка объема и других панелей, а также команды контекстных меню.

Создание рисунков
Изменение размера автофигур
Изменение положения автофигур
Оформление автофигуры
Добавление текста к автофигуре
Работа с несколькими автофигурами

Организационные диаграммы в Microsoft Word
В документ можно добавлять диаграммы различных типов, в том числе: организационные, циклические, целевые, радиальные, диаграммы Венна и пирамидальные диаграммы. Такие диаграммы не основаны на числовых данных и используются для более наглядной подачи материала.

Создание организационной диаграммы
Создание организационной диаграммы - 2
Элементы организационной диаграммы
Изменение размера и положения элементов
Оформление элемента
Автоформат диаграммы
Оформление текста в фигуре
Работа с полотном диаграммы
Изменение размера полотна
Цветовое оформление полотна

Типы диаграмм
Диаграммы создаются на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах.

Общие сведения
Типы диаграмм
Общие правила
Выбор типа диаграммы
Выбор источника данных
Выбор основных параметров

Элементы диаграмм
Практически независимо от типа любая диаграмма состоит из отдельных элементов. При наведении указателя мыши название элемента отображается как всплывающая подсказка

Выделение элементов диаграмм
Изменение размеров всей диаграммы
Изменение размеров элементов диаграммы
Изменение положения всей диаграммы
Изменение положения элементов диаграммы
Изменение цвета фона элементов диаграммы
Изменение линий элементов диаграммы
Общие положения
Изменение линии оси
Изменение расположения меток и подписей

Настройка окна области Почта Microsoft Outlook
Для работы с сообщениями электронной почты в Microsoft Outlook предназначена область Почта, которая содержит почтовые папки: Входящие, Исходящие, Отправленные и др. В зависимости от настроек окно этой области может выглядеть по-разному.

Настройка окна области Почта Microsoft Outlook
Создание простого сообщения
Настройка параметров сообщения
Отправка документа Word по электронной почте
Отправка документа Excel по электронной почте
Прикрепление файлов к сообщению

Просмотр списка поступивших сообщений
Для просмотра списка поступивших сообщений электронной почты в окне Microsoft Outlook следует в области переходов перейти к области (модулю) Почта и выбрать папку Входящие. Окно папки Входящие обычно состоит из двух частей. В одной части отображается список поступивших сообщений, а в другой части, называемой областью чтения, - содержимое выделенного сообщения

Просмотр списка поступивших сообщений
Сортировка сообщений
Поиск сообщений
Просмотр сообщения
Создание ответа на полученное сообщение
Пересылка полученных сообщений

Работа в окне области Контакты Microsoft Outlook
Контактом в Microsoft Outlook называют лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса Web-страниц и т.п. Записи о контактах хранятся в папке Контакты. Эти записи можно использовать при выборе получателей сообщений электронной почты, отправки факсов и т.п. Для работы со списком контактов в Microsoft Outlook используют область Контакты

Создание записи в области Контакты
Создание записи в области Почта
Редактирование контактов
Удаление контактов

О задачах
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

О задачах
Создание задачи
Обновление задачи
О встречах и событиях
Создание записи в календаре
Настройка параметров записи в календаре
Настройка отображения календаря
Перемещение по календарю
Использование заметок в планировании
Работа с заметками

Возможности печати в Microsoft Outlook
В любой папке (области) можно печатать как отдельные элементы, так и представление всех элементов в папке. Например, в Календаре можно распечатать содержимое одной встречи или все содержимое Календаря.

Возможности печати в Microsoft Outlook
Печать сообщений электронной почты
Печать списка сообщений электронной почты
Печать календаря

Способы создания презентаций
Для создания новой презентации удобно пользоваться областью задач Создание презентации. Если область задач не отображена, выполните команду Файл/Создать.

Создание презентации - мастер автосодержания
Создание презентации - шаблон оформления

Добавление слайда
Для добавления слайда перейдите к отображению слайда, после которого добавляется новый слайд, и нажмите кнопку Создать слайд. Можно также в области эскизов щелкнуть правой кнопкой мыши по эскизу слайда, после которого добавляется новый, и выбрать команду Создать слайд

Добавление слайда
Удаление слайда
Изменение порядка слайдов
Изменение разметки слайда
Создание текстового поля
Вставка рисунков
Изменение размера текстовых полей
Изменение размера рисунков
Перемещение текстовых полей
Перемещение рисунков

Использование шаблонов оформления
Шаблон оформления содержит стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы. Для применения шаблона сразу ко всей презентации выполните команду Формат/Оформление слайда, после чего появится область задач Дизайн слайда

Использование цветовой схемы
Применение эффектов анимации
Оформление текста
Запуск показа слайдов из Microsoft PowerPoint
Запуск показа слайдов из файла
Запуск демонстрации Microsoft PowerPoint

Возможности печати в Microsoft PowerPoint
Вывод презентаций на печать не является основной задачей Microsoft PowerPoint. Однако при подготовке к докладу удобно пользоваться отпечатанными материалами. В Microsoft PowerPoint можно настроить различные режимы печати. Перед печатью презентации рекомендуется перейти в режим предварительного просмотра.

Предварительный просмотр презентации
Печать презентации

Работа в современном офисе

Информатизация общества предъявляет к выпускникам образовательных учреждений новые требования. Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.
В эпоху Интернета стираются границы между странами и формируется международный рынок труда. Стремительное развитие технологической базы приводит к тому, что в мире уже сейчас наблюдается нехватка специалистов с хорошим знанием современных информационных технологий. В последнее время активно развиваются виды деятельности, при которых результаты выполненной работы передаются по глобальной сети. В этих условиях будет востребован не тот сотрудник, который находится рядом, а тот, который работает эффективнее.
Другая тенденция современной организации труда заключается в том, что время кустарей-одиночек прошло. Современный продукт есть результат коллективного труда. Любой высокотехнологичный и информационноемкий проект создается рабочими группами в рамках офиса или целого ряда офисов, разбросанных по всему миру. Работа в таком офисе невозможна без знания современных средств коммуникации, Интернета, электронной почты, норм и этики делопроизводства.

О необходимости навыков работы в современном офисе
Информатизация общества предъявляет к выпускникам образовательных учреждений новые требования. Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.

Навыки работы в современном офисе
Навыки работы в современном офисе - 2
Офис, делопроизводство, автоматизация
Структура курса
Структура курса - 2
Структура курса - 3

История делопроизводства
Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности. Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления

История делопроизводства
История делопроизводства - 2
История делопроизводства - 3
Эволюция компьютеризации предприятий
Эволюция компьютеризации предприятий - 2
Эволюция компьютеризации предприятий - 3
Эволюция компьютеризации предприятий - 4
Эволюция компьютеризации предприятий - 5
Эволюция офисного ПО
Эволюция офисного ПО - 2

Microsoft Office Standard Edition 2003
Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.

Microsoft Word 2003
Microsoft Word 2003 - 2
Microsoft Outlook 2003
Microsoft PowerPoint 2003
Microsoft Excel 2003
Интеграция приложений MS Office
Интеграция приложений MS Office - 2
Интеграция приложений MS Office - 3
Дополнительные офисные программы
Дополнительные офисные программы - 2

Типовая структура предприятия
При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций. То есть не только предприятия, производящие материальный продукт (заводы и фабрики), но и организации, результатом деятельности которых является нематериальный продукт или услуга (школа, институт, банк, химчистка и т.п.).

Структура современного предприятия
Интернет/интранет и структура предприятия
Офисная техника в современном офисе
Офисная техника в современном офисе - 2
Офисная техника в современном офисе - 3
Перевод бумажных документов в электронные
Перевод бумажных документов в электронные - 2
Ввод формализованных документов
Виды систем ввода документов
Продукты для неформализованных документов

Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются

Нормативная база делопроизводства
Нормативная база делопроизводства - 2
Реквизиты документов
Обязательные реквизиты
Обязательные реквизиты - 2
Классификаторы
Классификаторы - 2
Специфика языка документов
Стиль распорядительной документации
Стиль распорядительной документации - 2

Автоматизация документооборота
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Юридическая сила электронного документа
Юридическая сила электронного документа - 2
Электронный обмен документами
Дублирующий обмен юридическими документами
Документооборот на базе электронной почты
Системы документооборота
Системы документооборота - 2
Примеры систем автоматизации
Примеры систем автоматизации - 2
Примеры систем автоматизации - 3

Интернет - сеть сетей
Прежде чем говорить об информационных материалах, хранящихся в Сети, следует кратко напомнить, что представляет собой Всемирная сеть и какова ее структура.

Интернет - сеть сетей
Интернет - сеть сетей - 2
Технология Интернета для доставки данных
Адресация в Интернете
Домены
Система адресации URL
Система адресации URL - 2
Обзор сервисов Интернета

Гипертекст и Web-страницы
Гипертекст (Hypertext) - это документ (в первую очередь текстовый1)), содержащий гиперссылки. Гиперссылка - это связь слова или содержащегося в документе изображения с другим ресурсом, которым может быть как еще один документ, так и раздел текущего документа. Подобные "связанные" слова или картинки документа, как правило, выделяются по оформлению из общего текста. Общепринятой является практика подчеркивания слова или предложения, связанного гиперссылкой.

Браузеры
Собственная страничка в Интернете
Язык гипертекстовой разметки (HTML)
Язык гипертекстовой разметки (HTML) - 2
Механизм работы Web-сервера
Кэширование Web-страниц
Вспомогательные программы для работы в Web
Средства автономного просмотра Web-страниц
Интернет-переводчики
Средства создания Web-сайтов

Индексированные каталоги
Каталог представляет собой данные, структурированные по темам в виде иерархических структур. Тематические разделы первого уровня определяют наиболее популярные, максимально широкие темы, такие как "спорт", "отдых", "наука", "магазины" и т.д. В каждом таком разделе есть подразделы. Таким образом, пользователь может уточнять интересующую его область, путешествуя по дереву каталога и постепенно сужая область поиска.

Тематические коллекции ссылок
Подбор доменного имени
Поисковые машины
Как работает поисковая машина
Как работает поисковая машина - 2
Построение индекса
Построение индекса - 2
Поиск по индексу
Поиск по индексу - 2
Метапоисковые системы

Электронная почта
Электронная почта является неотъемлемой частью современного бизнеса: она обеспечивает быструю связь, увеличивает производительность труда и снижает расходы. Работа с электронной почтой занимает более четверти времени сотрудников современной компании. Электронная почта давно обошла по популярности традиционную почту: ежегодно в мире рассылается десятки миллиардов электронных писем!

Электронная почта
Адрес электронной почты
Функции почтовых клиентов
Как работает почта
Популярные почтовые клиенты
Web-почта
Этика деловой e-mail-переписки
Списки рассылки
Сетевые новости
Сетевые новости - 2

Миссия компании
Планирование в любой организации невозможно без определения основных принципов ее существования, которые будут определять в дальнейшем все стороны ее деятельности. Формулируются эти принципы в так называемой миссии организации.

Виды планирования
Годовой план предприятия
Роль нормативов в планировании
Производственная программа предприятия

Планы компании и планы ее сотрудников
Как у предприятия, которое четко видит свою цель, имеется некоторая миссия, так и у менеджера, планирующего свое будущее, должна быть выработана своя миссия. И конечно, вклад менеджера в дело компании будет оптимальным, если его миссия и миссия компании совпадают на данном отрезке времени.

Принципы планирования
Принцип Парето "Соотношение 80:20"
Принцип ABC
Планирование 60:40
Принцип приоритетности
Принцип временных норм
Принцип "я руковожу работой, а не она мной"
Рациональная работа с информацией
Скоропечатание
Рациональное владение офисными программами

Причины возникновения проблем с ИТ-безопасностью
Для того чтобы понять, с чем связаны и из чего вытекают проблемы безопасности в работе современного предприятия, следует обратиться к 8.1, на котором изображена схема взаимосвязи между нуждами бизнеса, требованиями безопасности и принципами приватности

Возникновение проблем с ИТ-безопасностью
Значимость различных проблем ИТ-безопасности

Средства контроля доступа к документам в MS Office
В приложениях Word, Excel, Access и PowerPoint имеются функции защиты документов от несанкционированного доступа. Пользователи могут управлять доступом к документам, применяя функцию защиты доступа к файлам. Автор документа может задать пароль, позволяющий открывать документ или вносить в него изменения

Контроль доступа к документам в MS Office
Контроль доступа к Web-ресурсу
Аппаратные средства контроля доступа
Биометрические средства контроля доступа
Метод сканирования радужной оболочки глаза
Метод сканирования геометрии лица
Распознавание по голосу
Распознавание по подписи

Что такое криптография?
Если говорить о безопасных коммуникациях, то здесь возникают более сложные задачи. Допустим, нам необходимо переслать документ по Сети. Если мы защитим документ паролем, то для того, чтобы тот, кто получит защищенный документ, смог его открыть, необходимо сообщить пароль и ему, но как сделать так, чтобы пароль оказался недоступен другим лицам?

Что такое криптография?
Шифрование с помощью ключа
Шифрование с симметричным ключом
Асимметричное шифрование
Шифрование с асимметричным ключом
Цифровые сертификаты
Классы сертификатов
Классы сертификатов - 2
Система подписанных приложений
Безопасность при переписке

Где хранятся следы вашей активности в Сети
В современном мире информация о предпочтениях пользователей, сведения о посещаемых ими ресурсах, о покупаемых товарах сама становится товаром. Многие коммерческие компании готовы платить большие деньги за подобные данные. Казалось бы, собирается данная информация с целью лучшего обслуживания клиента.

Где хранятся следы вашей активности в Сети
Cookies и проблемы, которые они вызывают

Классификация вредоносных программ
Сегодня Интернет является самым популярным источником информации. В нем можно найти массу полезных программ. Многие компании предоставляют свои услуги через Интернет. Но у пользования Всемирной сетью есть и обратная сторона. Вирусы и другие компьютерные паразиты, нежелательная и рекламная информация, программы-шпионы и сетевые атаки - все это угрожает компьютеру, подсоединенному к Интернету.

Вирусы
Сетевые черви
Троянские программы
Утилиты удаленного администрирования
Утилиты для проведения DDoS-атак
Шпионское и рекламное ПО, программы дозвона
Серверы рассылки спама
Многокомпонентные "троянцы"-загрузчики
Административные меры борьбы с вирусами
Принципы работы антивирусных программ

Брандмауэр как средство защиты частных сетей
Межсетевые экраны, называют также брандмауэрами или файерволами (от англ. firewall). Интересно происхождение данного термина. Брандмауэрами называли специальные устройства в поездах. В машинном отделении паровозов топливо находилось поблизости от топки. Кочегар бросал лопатой уголь в топку, и легковоспламеняющаяся угольная пыль часто вспыхивала. Из-за этого в машинном отделении нередко возникали пожары.

Брандмауэр как средство защиты сетей
Брандмауэр как средство защиты сетей - 2
Персональные брандмауэры
Брандмауэр, встроенный в Microsoft Windows XP
Kaspersky Anti-Hacker
Outpost Firewall Pro

Контент секьюрити
Одной из проблем контент секьюрити является проблема нежелательных писем или спама. Электронная почта - это важнейшее средство общения как между домашними пользователями, так и между сотрудниками предприятий. Но уникальные возможности Интернета по доставке сообщений сотням тысяч получателей одновременно оборачиваются болезнью нового века - рассылкой нежелательных сообщений, или спама (по-английски Junk e-mail или spam).

Возможности Outlook по борьбе со спамом
Kaspersky Anti-Spam Personal
Kaspersky Anti-Spam Personal - 2
Kaspersky Anti-Spam Enterprise / ISP Edition
Kaspersky Anti-Spam Enterprise / ISP Edition - 2
Антиспам-фильтр "Спамооборона"
"Спамооборона" для компаний
"Спамооборона" для пользователей "Яндекса"
Спамоборона для всех
Proventia Mail Filter

Виды компьютерного пиратства
Среди причин интенсивного развития пиратства в нашей стране следует назвать не только отсутствие достаточной нормативной базы для борьбы с пиратством, но и недостаточную осведомленность о видах компьютерного пиратства, о мерах ответственности за правонарушения в этой сфере и о существующих методах борьбы с пиратством.

Распространение контрафактного ПО
Продажа ПК с нелицензионным ПО
Установка нелицензионных версий ПО по заказу
Воспроизведение нелицензионного ПО
Нелегальное распространение программ
Несанкционированный выпуск тех. документации
Ответственность за нарушение авторских прав
Опасности использования пиратского софта
Что такое плагиат и как его избежать?
Что такое плагиат и как его избежать? - 2

Основные понятия маркетинга
Существуют десятки определений маркетинга. В широком смысле маркетинг можно рассматривать как философию управления, согласно которой разрешение проблем потребителей путем эффективного удовлетворения их запросов ведет к успеху организации. На уровне отдельных предприятий маркетинг - это система, ориентированная на производство и продвижение разнообразных продуктов и удовлетворение интересов производителей и потребителей.

Основные понятия маркетинга
Основные понятия маркетинга - 2
Планирование маркетинга
Анализ рыночной ситуации
Анализ рыночной ситуации - 2
Информация, необходимая для плана маркетинга

Планирование презентации
Термин "презентация" одновременно обозначает процесс представления материала аудитории и сам документ, в котором содержится текст и мультимедиа-материалы. От выступающего с презентацией требуется не только умение создать документ и грамотно оформить его, но и искусство донести его содержание до аудитории.

Планирование презентации
Планирование презентации - 2
Планирование презентации - 3
Проведение презентации
Взаимодействие с аудиторией
Мультимедиа-презентации и их преимущества

Виды продвижения товаров
Согласно классификации и терминологии, принятой на западе, разделяют термины: "реклама" (advertising) - включает рекламные объявления в средствах массовой информации; "сейлз промоушен" (sales promotion) - мероприятия, непосредственно способствующие продажам и, как правило, проводимые на месте продаж; "паблик рилейшнз" (public relations) - мероприятия, нацеленные на завоевание благожелательного отношения общественности;"директ-маркетинг" (direct-marketing) - деятельность, направленная на установление прямых связей производителя с потребителем.

Виды продвижения товаров
Реклама
Виды рекламы
Директ-маркетинг
Стимулирование продаж
Связи с общественностью
Рекламные агентства
Атрибутика идентификации предприятия

Как сделать сайт посещаемым
Корпоративный сайт - это самый динамичный и эффективный способ рассказать миру о своей фирме, о своей продукции, узнать мнение заказчика и, главное, осуществить различные бизнес-операции непосредственно в Сети.

Реклама сайта через Web
Контекстная реклама
Размещение рекламы в платных каталогах
Баннерная реклама
Простые баннеры (banner ad)
Расширяющиеся баннеры (pull-down banner ads)
Всплывающие окна (рop-up и pop-under)
Плавающая реклама (floating ad)
Редирект-реклама (redirect-реклама)
Спонсированные ссылки (sponsored links)

Что такое "Интернет-маркетинг"?
Появившиеся в 60-е годы и быстро развивавшиеся компьютеризированные базы данных обусловили возникновение еще одной формы маркетинга - маркетинга базами данных. Новая форма хранения информации позволила сопоставлять огромное количество данных, отслеживать показатели продаж и операции по продвижению продукции. Базы данных стали использоваться для определения мест проживания потенциальных потребителей, их демографических параметров и т.д.

Интернет-маркетинг и персонализация бизнеса
Интернет-маркетинг и персонализация бизнеса - 2
Электронная дистрибуция
Интернет-магазин и его преимущества
Интернет-магазин и его преимущества - 2
Как работает Интернет-магазин
Порядок оформления заказа
Виды оплаты и доставки в Интернет-магазине
Офлайновые виды оплаты
Заказ в виртуальном магазине - оплата в обычном

Что такое "личный маркетинг"?
До сих пор мы говорили о маркетинге как о совокупности действий по продвижению на рынок продуктов и услуг, однако очевидно, что для каждого человека, который заботится о личной карьере, профессиональной реализации, также стоит задача продвижения себя на рынке. Оказывается, многие методики продвижения товаров на рынок могут использоваться для планирования личной карьеры. В данном случае вполне уместно понятие "личный маркетинг" или даже "продажа своей персоны".

Что такое "личный маркетинг"?
Что такое "личный маркетинг"? - 2
Что такое "личный маркетинг"? - 3
Тип офисной культуры и требования к соискателю
Культура власти
Ролевая культура
Культура целей или культура команд
Культура личностей
Сертификация по Microsoft Office Specialist
Грамотное написание резюме

Управление документацией и новые информационные технологии

Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах.
Необходимо признать, что в “дореформенных” условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.
Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.

Советское делопроизводство Управление документацией

Самоучитель по офисной работе с документами

Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:
получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности.

Оформление организационно-распорядительных документов
Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105). Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое - 35 мм (минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм.

Требования к оформлению ОРД Правила
Состав реквизитов ОРД
Создание бланка документа
Оформление постоянных реквизитов
Бланки документов
Расположение постоянных реквизитов письма
Расположение постоянных реквизитов бланка
Вставка таблиц
Выделение элементов таблиц
Размещение таблицы на странице

Оформление видов организационно-распорядительных документов
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

Составление и оформление актов
Составление и оформление протоколов
Распорядительные документы
Составление и оформление указаний
Общие положения
Сопроводительное письмо
Гарантийное письмо
Стиль переписки государственных организаций
Особенности стиля переписки ком. организаций
Общие положения

Понятие документооборота
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Схема движения исходящих документов
Изготовление документов
Экспедиционная обработка
Сортировка
Отправка
Схема движения входящих документов
Экспедиционная обработка корреспонденции
Предварительное рассмотрение. Сортировка
Распределение
Перераспределение

Регистрация документов
Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

Общие положения
Карточная система регистрации документов
Журнал регистрации входящей корреспонденции
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Журнал регистрации внутренних документов
Индексация
Систематизация РКК
Контроль исполнения документов

Краткая характеристика систем электронного документооборота
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации

Общая характеристика систем
Система Дело-96
Система LanDocs
Система Золушка

Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела»

Формирование дел
Экспертиза ценности документов
Номенклатура дел
Подготовка дел к государственные архивы

Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Персональный компьютер (ПК) предназначен для хранения и переработки информации. Информация может представлять собой текст, таблицы, рисунки, фотографии, звукозаписи и т. п. Информация хранится и обрабатывается в цифровом виде. Единица измерения информации - байт. Один байт (1б) соответствует примерно одному символу текста. Для удобства введены также более крупные единицы измерения информации: килобайт (Кб), мегабайт (Мб), гигабайт (Гб).

Системный блок
Клавиатура
Мышь
Принтер
Вставка рисунков
Использование надписей
Создание бланка документа
Использование шаблонов и стилей в документах
Печать документов
Организация хранения информации

Приложение
Примерный перечень
Пример оформления выписки из протокола
Пример оформления протокола
Состав информации и структура текста приказа
Примеры оформления приказов
Документы не подлежащих регистрации в ДОУ
Должностная инструкция секретаря-референта
Положение о экспертной комиссии (ЭК)

Организация и технологии документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

Нормы официально-делового стиля
Нормы официально-делового стиля - 2
Нормы официально-делового стиля - 3
Нормы официально-делового стиля - 4
Нормы официально-делового стиля - 5
Нормы официально-делового стиля - 6
Нормы официально-делового стиля - 7
Нормы официально-делового стиля - 8
Нормы официально-делового стиля - 9
Нормы официально-делового стиля - 10

Делопроизводство компании

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе – умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т. е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

Делопроизводство компании
Делопроизводство компании - стр. 2
Делопроизводство компании - стр. 3
Делопроизводство компании - стр. 4
Делопроизводство компании - стр. 5
Делопроизводство компании - стр. 6
Делопроизводство компании - стр. 7
Делопроизводство компании - стр. 8
Делопроизводство компании - стр. 9
Делопроизводство компании - стр. 10

Реляционные СУБД в Visual FoxPro 8

Еще десять лет назад работа с базами данных была уделом профессиональных программистов. Сами системы не были предназначены для простого пользователя. Основным потребителем таких систем был военно-промышленный комплекс. С появлением банков, акционерных обществ, частных компаний базы данных нашли более широкое применение. Люди понимают, что информация — это деньги. Ее потеря или несвоевременное получение могут дорого стоить. Именно этим можно объяснить столь бурный рост информационных технологий и стремительное развитие управления базами данных (СУБД).

Введение
В последние годы периодически возникают слухи о том, что Microsoft прекратит поддержку программного продукта Visual FoxPro. Но в который раз они оказываются происками недоброжелателей. И очередная новая версия Visual FoxPro через полтора года после предыдущей — прямое тому подтверждение. Несмотря на появление новых систем управления базами данных, Visual FoxPro продолжает оставаться одной из наиболее популярных программ в этой области. Это, прежде всего, связано с тем, что при создании новых версий Microsoft сохраняет совместимость с предыдущими версиями. Поэтому созданные вами приложения можно будет использовать и в дальнейшем.

Знакомство с Visual FoxPro
Перемены, происходящие в нашей стране в последнее время, не могли не затронуть областей информатики и вычислительной техники. Еще десять лет назад работа с базами данных была уделом профессиональных программистов. Сами системы не были предназначены для простого пользователя. Основным потребителем таких систем был военно-промышленный комплекс. С появлением банков, акционерных обществ, частных компаний базы данных нашли более широкое применение. Люди понимают, что информация — это деньги. Ее потеря или несвоевременное получение могут дорого стоить. Именно этим можно объяснить столь бурный рост информационных технологий и стремительное развитие систем управления базами данных (СУБД).

Реляционные базы данных
Книга регистрации междугородних разговоров
Современные реляционные СУБД
Учет междугородних телефонных разговоров
Отчет в табличном виде о клиентах компании
Информационное письмо - сведения из БД
Графическое представление
Объекты Visual FoxPro
Расширения имен файлов объектов Visual FoxPro
Что нового появилось в Visual FoxPro 8.0

Начало работы с Visual FoxPro
Для более быстрого запуска программы Visual FoxPro 8.0 вы можете создать на рабочем столе ярлык и назначить ему клавиши быстрого вызова. Тогда вам достаточно нажать заданную комбинацию клавиш, в каком бы окне Windows вы ни находились, и программа запустится.

Запуск Visual FoxPro
Запуск Visual FoxPro 8.0 из Windows
Главное окно Visual FoxPro 8.0
Использование вкладки Содержание
Перемещаясь по иерархии
Поиск справки по предметному указателю
Вкладка Указатель для поиска раздела
Диалоговое окно Найденные разделы
Использование вкладки Поиск
Логические операторы для поиска

Проект как средство объединения элементов приложения
При создании приложения используется проект, который объединяет элементы приложения Visual FoxPro и группирует их по типам. Информация о проекте хранится в специальной таблице, которая, в отличие от обычных таблиц Visual FoxPro, имеет расширение PJX. Memo-поля таблицы содержат наименование элемента проекта, его описание и другие текстовые атрибуты Файл с Memo-полями таблицы имеет расширение PJT. Использование проекта упрощает разработку приложения, так как в проекте базы данных программы, формы, отчеты, запросы и другие элементы приложения располагаются в соответствующих разделах, а также запоминается расположение каждого включенного в проект элемента.

Создание проекта приложения
Диалоговое окно New
Диалоговое окно Create
Окно проекта Project Manager
Вкладки окна Project Manager
Иерархический список элементов проекта
Свернутое окно проекта
Одна вкладка проекта раскрыта
Перемещение открытых вкладок по экрану
Настройка дополнительных параметров проекта

Создание базы данных проекта
База данных в Visual FoxPro — это совокупность таблиц, отношений между таблицами, индексов, триггеров и хранимых процедур. Создание базы данных в Visual FoxPro осуществляется в интерактивном режиме с помощью конструктора базы данных, который позволяет

Создание базы данных в окне проекта
Пустое окно конструктора базы данных
Окно конструктора базы данных Sales
Назначение команд меню Database
Панель инструментов Database Designer
Назначение кнопок панели Database Designer
Режимы просмотра таблицы
Просмотр таблицы в режиме Edit
Просмотр таблицы в режиме Browse
Модификация таблицы

Форма как средство ввода и редактирования данных
В Visual FoxPro для просмотра, ввода и редактирования данных, хранящихся в таблицах, используются формы, являющиеся более наглядным средством представления информации. Рассмотрим, например, приложение, предназначенное для работы с бухгалтерскими документами, которые имеют стандартный вид. Естественно, что формы, предназначенные для ввода документов, должны выглядеть на экране монитора точно так же, как стандартные бланки этих документов. Другим важным преимуществом форм является то, что они позволяют работать не с одной, а с несколькими связанными таблицами, что, в свою очередь, также увеличивает наглядность.

Форма как средство ввода и редактирования
Линии сетки
Диалоговое окно Set Grid Scale
Изменение последовательности ввода
Отображение порядковых номеров объектов
Интерактивный режим
Режим с использованием списка объектов
Диалоговое окно Tab Order
Создание формы с помощью мастера
Окно проекта

Конструктор форм
Любая форма в Visual FoxPro состоит из объектов, каждый из которых имеет характерные свойства. Для любого объекта вы можете указать действия, выполняемые программой при наступлении определенных событий. Процесс создания формы в конструкторе форм состоит в размещении в форме объектов и определении свойств, а также связанных с ними событий и выполняемых действий.

Окно конструктора форм
Окно конструктора форм с панелями инструмента
Установленные метки в опциях меню Viow
Кнопки панели инструментов Form Controls
Кнопки панели инструментов Layout
Размещение объектов в форме
Назначение вкладок окна Form Builder
Вкладка для выбора полей
Вкладка для определения стиля объектов
Форма с объектами

Создание и печать отчетов
При подготовке писем, почтовых этикеток поля используемых в отчете таблиц должны располагаться в специально выделенных для них местах. В этом случае табличный отчет не подходит и используются отчеты в свободной форме. При создании такого отчета вы можете воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Visual FoxPro для каждой таблицы, в котором поля исходной таблицы располагаются вертикально. Используя конструктор отчетов, вы можете разрабатывать собственные форматы отчета, где поля исходной таблицы будут расположены там, где вам нужно.

Что такое отчет
Рекомендации по созданию отчета
Средства создания отчетов
Мастер для создания однотабличного отчета
Группа Reports в окне создания проекта
Диалоговое окно New Report
Типы отчетов
Окно для выбора типа создаваемого отчета
Создания отчета с помощью мастера
Определение полей для группировки данных

Создание отчета с помощью конструктора отчетов
В предыдущей главе мы рассмотрели создание отчета с помощью мастера. В процессе использования отчета практически всегда возникает необходимость его модификации. Создавать сложные отчеты с помощью мастера не удается. И в этих случаях вам не обойтись без конструктора отчетов.

Окно конструктора отчетов
Окно конструктора отчета
Рисует линии
Рисует прямоугольники
Рисует прямоугольник со скругленными краями
Панель инструментов Color Palette
Панель инструментов Color Palette
Диалоговое окно Цвет
Размещение в отчете рисунков
Диалоговое окно Report Picture

Запросы к базе данных
Одним из основных назначений разработанного приложения является быстрый поиск информации в базе данных и получение ответов на разнообразные вопросы. Для этих целей в Visual FoxPro используются средства, называемые запросами.

Ввод условия выборки в мастере запросов
Задание условий для выбора записей
Задание условия точного совпадения
Точное совпадение значения одного поля
Выбор полей, не удовлетворяющих условию
Задание условия для выбора полей
Выбор похожих значений
Задание условия неточного совпадения
Выбор записей в заданном диапазоне значений
Выбор записей по диапазону значений поля дат

Перекрестные таблицы и диаграммы
В Visual FoxPro имеются мощные средства анализа большого объема информации, хранящегося в базе данных в одной или нескольких таблицах — диаграммы и перекрестные таблицы.
Отображение данных в виде диаграмм и графиков позволяет решать самые разные задачи. Основное достоинство такого представления — наглядность. На диаграммах хорошо просматриваются тенденции к изменению, различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов и т. д.

Одномерные перекрестные таблицы
Одномерная перекрестная таблица
Двумерные перекрестные таблицы
была получена из таблиц
Двумерная перекрестная таблица
Создание перекрестной таблицы - мастер
Выбор исходной таблицы и полей
Определение строк, столбцов и поля данных
Диалоговое окно после определения строк
Назначение опций области Summary

Меню приложения
При разработке приложения вы можете создать все требуемые объекты (базу данных, входящие в нее таблицы, формы, отчеты, запросы). Затем объединить отдельные объекты с помощью меню. Можно поступить иначе. Сначала разработать и создать меню, а затем по мере создания форм и отчетов включать их запуск в меню. Второй способ более нагляден. Вы в любой момент можете запустить меню и продемонстрировать заказчику, как создаваемая система выглядит, как осуществляется вызов тех или иных программ, запустить уже созданные формы, напечатать подготовленные отчеты.

Подготовка к созданию меню
Определение параметров меню
Диалоговое окно General Options
Опции группы Location окна General Options
Сохранение, генерация и запуск меню
Диалоговое окно Generate Menu
Создание всплывающего меню
Создание меню типа Shortcut
Меню типа Shortcut
Действия, необходимые для создания меню

Создание справочной системы приложения
Разработанное вами приложение должно быть интуитивно понятным и дружественным к пользователю. Если у пользователя возникнут затруднения, он должен быстро получить справку о возможных действиях. Требуемую информацию пользователь может найти в руководстве пользователя или обратиться за консультацией к разработчику. Но проще всего воспользоваться справочной системой, содержащей информацию о приложении, описание его основных функций и инструкцию по работе.

Определение пояснений для элемента управления
Создание справочной системы в формате HTML
Окно HTML Help Workshop
Окно программы HTML Help Workshop
Просмотр темы справки в Web-браузере
Определение параметров проекта справки
Определение параметров проекта
Определение псевдонимов тем
Список псевдонимов тем
Определение псевдонимов тем

Управление проектом и создание приложения
При работе с файлами, размешенными в проекте, для их открытия и запуска на выполнение мы использовали кнопки Modify (Модифицировать), Browse (Обзор) и Run (Запустить) окна проекта. Visual FoxPro позволяет для этих целей использовать также мышь. При этом выполняемое действие определяется параметрами, установленными на вкладке Project (Проект) диалогового окна Options (Параметры) (рис. 13.1), вызываемого командой Options (Параметры) из меню Tools (Сервис).

Определение свойств окна проекта
при двойном щелчке будет
Определение параметров окна проекта
Назначение флажков вкладки Project
Каталоги Галереи компонентов
Список адресов Web-страниц в каталоге WWW
Назначение каталогов Галереи компонентов
Вкладка Catalogs окна Component Gallery Options
Представления данных
Вкладка Dynamic Views окна Component Gallery

Условия достоверности, хранимые процедуры, триггеры, представления данных
Условия достоверности позволяют контролировать ввод данных средствами сервера на уровне записей и полей таблицы. В первом случае условие определяется в окне ввода свойств таблицы, а во втором — в окне свойств поля таблицы. Проверка на уровне записи обычно используется, если необходима проверка при добавлении или удалении записи, а также если условие проверки изменения записи требует анализа более одного поля.

Определение свойств таблицы
Просмотр объема продаж товаров клиентам
Просмотр итоговых продаж товаров
Выбор представления данных
Окно Data Session после открытия Sumcust
Параметры представления данных
Окно определения параметров представления
Ввод условия выбора даты
Диалоговое окно для ввода значения параметра
Редактирование данных

Расширенные средства ввода данных
В главе 6 мы рассматривали использование объектов типа ListBox (Список), которые значительно облегчают ввод данных в поля, одновременно избавляя от дополнительных ошибок, которые могут возникнуть при вводе. Список может формироваться из значений, содержащихся в поле таблицы, массива, запроса и т. п. В этой главе рассмотрим создание списка, значения которого вводятся пользователем в интерактивном режиме с использованием дополнительного поля ввода.

Отображение данных в форме в табличном виде
Добавление данных в список
Определение свойства KeyPress
Формирование списка с помощью поля ввода
Использование построителя
Рассмотрим пример размещения объекта
на панели инструментов
Назначение вкладок окна Grid Builder
Диалоговое окно Grid Builder
Для задания стиля отображения

Библиотеки классов и ActiveX-компоненты
В предыдущих главах мы рассмотрели использование стандартных элементов, которые представляют лишь небольшую часть доступных элементов управления. Множество разнообразных элементов управления находится в библиотеках классов, объединенных общим названием Visual FoxPro Foundation Classes, которые входят в комплект поставки Visual FoxPro. Кроме библиотеки Foundation Classes, вы можете также использовать библиотеки классов, которые разрабатывают сторонние фирмы.

Использование библиотек классов
Использование браузера объектов
Окно браузера объектов
Вкладка COM Libraries окна Open
Поиск информации в Object Browser
Панель инструментов Form Controls
Диалоговое окно Open для внешней библиотеки
Меню кнопки View Classes
Размещение объекта vcr в форме
Форма с размещенным объектом vcr

Расширенные средства создания отчетов
Вопросы создания отчетов нами уже обсуждались. В этой главе рассмотрим использование при создании отчетов представлений данных, создание отчетов для таблиц, имеющих отношение "один-ко-многим", а также конструирование этикеток.

Использование в отчетах представлений данных
Использование представления данных в отчетах
Этикетки
Использование мастера при создании этикеток
Выбор источника данных для создания этикеток
Выбор типа этикетки
Диалоговое окно Custom Labels
Диалоговое окно New Label Definition
Расположение объектов в этикетке
Определение порядка сортировки

Расширенные средства выборки данных
В главе 9 нами были рассмотрены основные вопросы создания запросов. Результаты запроса отображались в табличном виде на экране. В этой главе рассмотрим, как еще можно использовать результаты выполнения запроса.

Вывод результатов запроса
Назначение кнопок окна Query Destination
Фраза HAVING
Оператор EXISTS
Оператор UNION
Просмотр результатов запроса в режиме Browse
Просмотр запроса в режиме Browse
Сохранение результатов запроса в курсоре
Диалоговое окно Query Destination
Сохранение результатов запроса в таблице

Визуальное объектно-ориентированное программирование
Visual FoxPro — это полнофункциональный язык объектно-ориентированного программирования. Он предлагает мощные средства для интерактивной работы и создания приложений, предназначенных для управления реляционными базами данных. И, что не менее важно, этот язык прост в изучении. Кроме того, программы, написанные на языке Visual FoxPro 8, будут совместимы с программами, написанными на Visual FoxPro предыдущих версий.

Визуальное ООП
Использование пользовательских классов
Размещение объекта на пользовательском классе
Просмотр информации о классе
Вкладка Members диалогового окна Class Info
Вкладка Class диалогового окна Class Info
Диалоговое окно Edit Property/Method
Назначение столбцов окна Edit Property/Method
Формирование списка библиотек
Вкладка Controls диалогового окна Options

Многопользовательская работа в локальной сети
В многопользовательских приложениях необходимо обеспечить доступ к данным тем пользователям, которым он действительно нужен. При разработке сетевых приложений по управлению базами данных необходимо предусмотреть разрешение конфликтов, возникающих при попытке двух и более пользователей одновременно изменить одни и те же данные. Visual FoxPro предлагает несколько вариантов решения этой проблемы, позволяя пользователю использовать перед изменением таблиц или записей автоматические или ручные методы их блокировки. При доступе к записям таблицы блокировка запрещает кому-либо изменять заблокированную область, пока пользователь не завершит свои изменения и не разблокирует эти данные.

Многопользовательская работа в локальной сети
Использование буферов
Блокировка при буферизации
Типы буферизации данных
Значения свойства BufferMode
Значения свойства Buf ferModeOverride
Свойства Buf ferModeOverride курсора
Тип блокировки в окне Work Area Properties
Обнаружение и устранение конфликтов
Значения, возвращаемые функцией getfldstate ()

Связывание и внедрение объектов, экспорт и импорт данных
В Visual FoxPro имеется возможность хранить в таблицах сами объекты или связь с объектами, которые созданы в приложении, поддерживающем механизм связывания и внедрения (OLE). Основное отличие между связыванием и внедрением состоит в том, каким образом данные запоминаются и обновляются после того, как их поместили в базу данных.

Импорт данных
Первый шаг работы мастера: выбор типа файла
Просмотр содержимого импортируемого файла
Определение заголовков и типов полей
Задание форматов отображения данных
Использование данных из Visual FoxPro в Word
Выбор таблицы и полей
Выбор текстового редактора
Можете выбрать созданный ранее документ
Опции списка Select a document type

Удаленные представления данных
Информация, используемая в разрабатываемом приложении, может находиться не только в таблицах Visual FoxPro, но и в электронных таблицах Microsoft Excel, в текстовом виде, в файлах базы данных Paradox или же на сервере базы данных типа SQL Server. Такие данные называются удаленными данными, несмотря на то, что они могут находиться даже на одном компьютере с Visual FoxPro.

Совместно используемые соединения
Диалоговое окно Advanced Options
Комбинирование локальных и удаленных данных
Комбинирование данных из Visual FoxPro и SQL
Просмотр комбинированных данных
Настройка представления с помощью словаря БД
Определение свойств полей данных
Опции области Field validation
Опции области Display
Определение источника данных ODBC

Перенос данных из Visual FoxPro на платформу клиент - сервер
В последнее время перед разработчиками все чаще возникает необходимость переноса приложений, созданных для базы данных Visual FoxPro, на платформу клиент/сервер. Наиболее простым способом переноса данных является использование мастера наращивания.

Перенос из FoxPro на платформу клиент - сервер
Определение базы данных назначения
Выбор базы данных назначения
Определение параметров базы данных
Проект с информацией о переносе данных
Часть отчета о выполнении наращивания базы
Использование мастера наращивания
Соответствие типов данных
Отображение из FoxPro в SQL Server
Выражения из FoxPro в SQL Server

Публикация данных на Web-сервере
Все больше в нашу жизнь входит Интернет. В связи с этим во многие программные продукты добавляются средства создания Web-страниц. Не является исключением и FoxPro. В Visual FoxPro имеется мастер Web Publishing (Web-публикация), позволяющий формировать Web-страницы на основе баз данных. При этом пользователь может выбирать стили оформления страницы, предлагаемые мастером, а также использовать внешние таблицы стилей, созданные в других программных продуктах.

Мастер Web Publishing
Первое окно мастера
Указание сортировки данных
Задание стиля оформления
Опции окна Web Publishing Wizard - Step 4
Заключительное окно мастера
Настройка параметров Web-страницы мастером
Диалоговое окно Layout Options
Диалоговое окно Layout Options
Вкладка Relations диалогового окна Layout Options

Настройка параметров Visual FoxPro
Visual FoxPro содержит множество разнообразных параметров настройки. Вы можете указать расположение системных файлов, форматы отображения данных и многое другое. Для их настройки используется диалоговое окно Options (Параметры) (рис. 25.1), которое открывается при выполнении команды Options (Параметры) из меню Tools (Сервис).

Параметры вкладок окна Options
Назначение вкладок диалогового окна Options
Вкладка General диалогового окна Options
Назначение флажков вкладки View
Вкладка View диалогового окна Options
Editor
Вкладка Editor диалогового окна Options
Debug
Вкладка Debug диалогового окна Options
Назначение флажков области Call Stack

Установка Visual FoxPro
В данном приложении описываются условия, необходимые для установки Visual FoxPro, и объясняется его установка. В приложении также приведены некоторые параметры настройки Visual FoxPro.

Требования к системе
Установка Visual FoxPro
Диалоговое окно Visual FoxPro Setup
Диалоговое окно FoxPro 8.0 с файлами установки
Настройка Visual FoxPro
Стартовые ключи
Диалоговое окно Свойства: Visual FoxPro 8.0
Определение файла конфигурации
Отмена вывода заставки Visual FoxPro
Файл инициализации

Используемые термины
API. Сокращение от Application Program Interface (Интерфейс программирования прикладного уровня). API Visual FoxPro содержит функции, позволяющие программам, написанным на других языках программирования, взаимодействовать с Visual FoxPro.

Таблица, на поля которой ссылаются...
Таблица, не содержащаяся в базе...
Таблица, содержащая информацию...
Таблица. Фундаментальная структура...


CSS спецификация
CSS2
О спецификации CSS2
Цифровой звук
SAWStudio — виртуальная студия нового поколения
Язык программирования C++ для профессионалов
Computer Network The Hands
Хрестоматия по программированию на Си в Unix
Цундел Эрнст - Шесть Миллионов - Потеряны И Найдены
Corel Xara 2.0
Справочник - Материнские платы -процессоры
Мультимедиа и игры на Visual C#
Компьютерная графика, мультимедиа и игры на Visual C#
Дай Сюзанна - Тропическая Жара
Данко Елена - Деревянные Актёры
Data Mining
МОГучие способности новые приемы анализа больших данных
Теория баз данных
Справочник по электрическим кабелям,проводам и шнурам
Data Mining